Trang chủ Dịch vụ tư vấn Hướng dẫn thực hiện 8 tiêu chí về “Tài liệu và hồ sơ” theo bộ tiêu chí 2429

Hướng dẫn thực hiện 8 tiêu chí về “Tài liệu và hồ sơ” theo bộ tiêu chí 2429

20 min read
0
0
256
tieu chi tai lieu va ho so

Tài liệu và hồ sơ là phần vô cùng quan trọng trong hệ thống QLCL xét nghiệm. Hệ thống QLCL muốn vận hành tốt cần có một hệ thống tài liệu đầy đủ, chính xác. Muốn bắt tay vào xây dựng hệ thống tài liệu thì bước đầu tiên là xây dựng hệ thống tài liệu. Nhằm hỗ trợ các PXN thực hiện 8 tiêu chí về “Tài liệu và hồ sơ” theo các yêu cầu trong bộ tiêu chí 2429. Chúng tôi chia sẻ cách thức thực hiện chi tiết các tiêu chí này.

YÊU CẦUCÁCH THỰC HIỆN
Kiểm soát tài liệu
2.1. PXN có quy trình kiểm soát tài liệu bên ngoài và nội bộ gồm cả hướng dẫn biên soạn quy trình thực hành chuẩn, hướng dẫn rút gọn, các biểu mẫuPXN cần xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu. Đây là quy trình đầu tiên mà PXN cần biên soạn do nó sẽ quy định về nội dung, hình thức của tất cả các quy trình trong hệ thống QLCL. Về hình thức PXN nên tham khảo nên tham khảo các quy định trong quyết định 5530/QĐ-BYT về hướng dẫn ban hành quy trình thực hành chuẩn. Về nội dung quy trình kiểm soát tài liệu cần nêu các vấn đề như: Quy định chung về hệ thống tài liệu (định dạng, quy tắc đánh mã, con dấu kiểm soát), quy định về kiểm soát tài liệu nội bộ (phân quyền xây dựng, xem xét và ban hành tài liệu, sử dụng, thu hồi tài liệu), tài liệu bên ngoài (nhận dạng, lưu trữ), tài liệu dạng điện tử (đáng mã, cập nhật và lưu trữ tài liệu)…
2.2. Tất cả các tài liệu được PXN xây dựng bao gồm các yếu tố nhận dạng sau: 

Tất cả các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu đều phải có các yếu tố nhận dạng chính như: Tên tài liệu, mã tài liệu, ngày ban hành và lần ban hành, trang trên tổng số trang. Chứ kỹ của người biện soạn, xem xét và ban hành.

 

 

 

 

a) Tên tài liệu
b) Mã tài liệu trên mỗi trang
c) Ngày ban hành của phiên bản hiện tại và số phiên bản
d) Số thứ tự của trang trên tổng số trang
e) Chữ ký xác nhận của người xem xét và phê duyệt, ban hành
2.3. Tất cả các tài liệu được bảo quản hợp lý dễ dàng truy cập– Lưu giữ các bản sao tài liệu đúng quy định, đúng nơi, dễ tiếp cận cho mọi nhân viên. Các biểu mẫ trắng cần in sẵn, các hướng dẫn thiết bị, công việc cần treo gần máy, tại nơi làm việc.
2.4. PXN thực hiện kiểm soát tài liệu chặt chẽ bao gồm:
a) Có phiếu yêu cầu xây dựng, sửa đổi, xem xét và phê duyệt tài liệuThiết lập biểu mẫu: Phiếu đề nghị biên soạn/sửa đổi tài liệu
b) Hồ sơ phân phối tài liệuThiết lập biểu mẫu: Sổ theo dõi phân phối/thu hồi tài liệu
c) Danh mục tài liệu nội bộ và bên ngoài có kiểm soátXây dựng biểu mẫu danh mục tài liệu nội bộ và biểu mẫu danh mục tài liệu bên ngoài.
d) Những thay đổi trong tài liệu được nhận biếtGhi chép trong phần lịch sử sửa đổi tài liệu hoặc thiết lập biểu mẫu riêng để ghi chép những sửa đổi tài liệu.
e) Tài liệu được xem xét, rà soát định kỳ để đảm bảo phù hợp nhất với thực tế sử dụngCó biểu mẫu soát xét tài liệu định kỳ.
f) Tài liệu còn nguyên vẹn, dễ đọc
g) Tài liệu hết hiệu lực áp dụng có được ghi ngày và đánh dấu hết hiệu lực Đóng dấu tài liệu lỗi thời, ghi ngày lỗi thời trên tài liệu.
h) PXN lưu ít nhất một bàn tài liệu hết hiệu lực gần đây nhất trong một khoảng thời gian tối thiểu là 12 tháng Lưu giữ các tài liệu lỗi thời trong vòng 1 năm trở lại.
2.5. Các quy trình rút gọn/hướng dẫn có được kiểm soát Các quy trình, hướng dẫn rut gọn này cũng có định dạng thống nhất, trong quy trình phải viện dẫn đến tài liệu bản đầy đủ. Có chữ ký của người xây dựng và ban hành.
Kiểm soát hồ sơ
2.6. PXN có quy trình và thực hiện nhận biết, thu thập, đánh số, truy cập, lưu trữ, bảo quản, chỉnh sửa và hủy hồ sơ an toàn PXN cần xây dựng quy trình về kiểm soát hồ sơ. Quy trình này cần đề cập đến các nội dung sau: Cách mã hóa hồ sơ, điệu kiện lưu trữ và bảo quản hồ sơ, hồ sơ dạng điện tử, tiếp cận, chỉnh sửa và hủy hồ sơ…
2.7. PXN có quy định thời gian lưu đối với từng loại hồ sơ và phù hợp với các quy định quốc gia hoặc các quy định có liên quan Xây dựng danh mục hồ sơ, trong đó quy định rõ thời gian lưu trữ cho từng loại hồ sơ.
2.8. PXN có nơi lưu hồ sơ phù hợp (hồ sơ bản giấy hoặc bản mềm/bản điện tử), bảo đảm hồ sơ không bị hư hại, thất lạc hoặc truy cập trái phép Mua các tủ lưu hồ sơ dễ quan sát nhưng có khóa để tránh truy cập trái phép. Các hồ sơ được đánh mã nhận dạng duy nhất để tránh thất lạc. Các hồ sơ điện tử cần có chính sách bảo đảm dữ liệu trong các trường hợp có sự cố sảy ra. Có phân quyền cán bộ được phép truy cập các hồ sơ điện tử.

 

Để thuận tiện theo dõi các bài hướng dẫn cho các tiêu chí khác. Các bạn tham khảo dưới đây:

  1. Chương I. Tổ chức và Quản trị PXN
  2. Chương II. Tài liệu và hồ sơ
  3. Chương III. Quản lý nhân sự
  4. Chương IV. Dịch vụ và Quản lý khách hàng
  5. Chương V. Quản lý trang thiết bị
  6. Chương VI. Đánh giá nội bộ
  7. Chương VII. Quản lý mua sắm vật tư, hóa chất và sinh phẩm
  8. Chương VIII. Quản lý quá trình xét nghiệm
  9. Chương IX: Quản lý thông tin
  10. Chương X. Xác định sự KPH, hành động KP, HĐPN
  11. Chương XI. Cải tiến liên tục
  12. Chương XII. Cơ sở vật chất và an toàn.

Hiện chúng tôi có Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 với đầy đủ các cuốn sổ tay, quy trình và biểu mẫu để các PXN tham khảo, áp dụng. Đây là bộ ài iệu hết sức đầy đủ, chi tiết và chính xác. Đáp ứng tất cả các yêu cầu theo tiêu chí 24429. Nếu các PXN có nhu cầu sử dụng trọn bộ, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Mọi chi tiết xin liên hệ: 

Cao Văn Tuyến/ 0978.336.115.

Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.

Email: chatluongxetnghiem@gmail.com

Xem thêm các bài viết tương tự
Xem thêm với tuyenlab
Xem thêm trong Dịch vụ tư vấn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.

Bài viết đề xuất

Cần thiết lập bao nhiêu bộ hồ sơ QLCL để đáp ứng yêu cầu theo quyết định 2429?

5.0 02 Hồ sơ là tập hợp các biểu mẫu đã có nội dung (viết tay hoặc đánh máy), hoặc các dữ …