1. Tổng quan về hồ sơ Dịch vụ bên ngoài
Hồ sơ dịch vụ bên ngoài là bộ hồ sơ quản lý về quá trình mua sắm, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp trang thiết bị, vật tư, hóa chất và sinh phẩm.
Bộ hồ sơ dịch vụ bên ngoài là 1 trong 2 bộ hồ sơ thuộc chương VII của 2429. Trong chương VII của 2429 gồm 2 nội dung là quản lý mua sắm và quản lý sử dụng.
Để hỗ trợ các PXN có thể thực hiện được 17 tiêu chí vềQuản lý mua sắm thiết bị, vật tư, hóa chất và sinh phẩm. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách ghi chép các nội dung vào các biểu mẫu về Dịch vụ bên ngoài.
Bộ hồ sơ Dịch vụ bên ngoài bị gồm 01 quy trình quản lý và 04 biểu mẫu: Phiếu đề nghị mua sắm và thực hiện dịch vụ, Phiếu đề xuất nhà cung cấp, Danh sách nhà cung cấp được lựa chọn, Phiếu đánh giá nhà cung cấp.
2. Phiếu đề nghị mua sắm và thực hiện dịch vụ – Mã số XN-BM 5.7.1/01
Biểu mẫu này dùng để PXN đề nghị mua sắm thiết bị, vật tư (hóa chất, sinh phẩm, vật tư tiêu hao) hoặc thực hiện các dịch vụ (bảo dưỡng, hiệu chuẩn, sửa chữa…).
Tùy từng đặc thù từng đơn vị mà có thể thay đổi hình thức của biểu mẫu (áp dụng theo mẫu hiện hành của chính bệnh viện). Tuy nhiên, cần đảm bảo vẫn có các nội dung cơ bản như Tên hoàng hóa, chủng loại, nhà sản xuất, đơn vị tính, số lượng… Tham khảo mẫu trên để hiểu hơn về cách ghi chép cụ thể.
3. Phiếu đề xuất nhà cung cấp – Mã số XN-BM 5.7.1/02
Biểu mẫu này dùng để PXN đề xuất các nhà cung cấp vật tư, thiết bị và dịch vụ. Hàng năm QLKT hoặc kỹ thuật viên trưởng lập các phiếu đề xuất nhà cung cấp. Tiêu chỉ để lựa chọn nhà cung cấp bao gồm:
+ Tính hợp pháp;
+ Thương hiệu và uy tín của nhà cung cấp;
+ Năng lực chuyên môn, kỹ thuật, năng lực tài chính;
+ Khả năng đáp ứng các điều kiện hợp đồng;
+ Giao hàng đúng hạn;
+ Các dịch vụ hỗ trợ kèm theo;
+ Kinh nghiệm sử dụng nhà cung cấp trước đó.
Sau khi QLKT đề xuất, trình lãnh đạo khoa xem xét và lãnh đạo bệnh viện phê duyệt.
4. Danh sách nhà cung cấp được lựa chọn – Mã số XN-BM 5.7.1/03
Biểu mẫu này dùng để tổng hợp danh sách các nhà cung cấp đã được lựa chọn. Sau khi Lãnh đạo bệnh viện phê duyệt các phiếu đề xuất nhà cung cấp (XN-BM 5.7.1/02) thì PXN tổng hợp lại danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn.
5. Phiếu đánh giá nhà cung cấp – Mã số XN-BM 5.7.1/04
Hàng năm QLKT (kỹ thuật viên trưởng) sẽ theo dõi các nhà cung cấp. Định kỳ 1 năm sẽ đánh giá 1 lần dựa trên các tiêu chí cụ thể. Tham khảo 1 số tiêu chí đánh giá trong ví dụ trên. Kết quả đánh giá này sẽ là căn cứ để lập các phiếu đề xuất cho năm tiếp theo.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi chép 04 biểu mẫu của hồ sơ Dịch vụ bên ngoài theo quyết định 2429. Với bộ hồ sơ này sẽ đáp ứng các tiêu chí từ 7.1-7.5.
PXN của bạn đã thực hiện đầy đủ hồ sơ này chưa? Có khó khăn gì trong quá trình thực hiện không? Hãy chia sẻ với chúng tôi để cùng giải quyết.
Với các đơn vị chưa sử dụng bộ tài liệu 2429 của chúng tôi. Hãy thể liên hệ để được: Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 Bộ tài liệu gồm 5 cuốn sổ tay, 35 quy trình quản lý quy trình và khoảng 135 biểu mẫu biểu mẫu, đáp ứng 169 tiêu chí theo QĐ 2429. Bộ tài liệu giúp các PXN nhanh chóng hoàn thiện hệ thống tài liệu QLCL của chính mình để đưa vào áp dụng. Bênh cạnh đó, chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ 24/24 trong suốt thời gian các PXN sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ.
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
