Tiếp theo các bài viết về hướng dẫn cách ghi chép các biểu mẫu của hồ sơ QLCL theo quyết định 2429. Sau khi trải qua 9 chương, chúng ta tiếp tục chuyển sang chương 10: Sự không phù hợp, hành động khắc phục hành động phòng ngừa. Bài viết đầu tiên của chương này sẽ trình bày về cách ghi chép các biểu mẫu của hồ sơ “Sự không phù hợp”.
Để thực hiện được bộ hồ sơ này, trước hết cần hiểu rõ khái niệm và nhận diện được sự không phù hợp xảy ra trong PXN. Các bạn có thể tham khảo 2 bài viết sau:
2. Hiểu đúng về sự không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa trong PXN
Bộ hồ sơ bao gồm 2 biểu mẫu chính là: Sổ theo dõi sự không phù hợp và phiếu báo cáo sự không phù hợp. Sổ theo dõi là biểu mẫu số 01, phiếu báo cáo là biểu mẫu 02. Tuy nhiên trong thực tế ta phải ghi chép phiếu báo cáo trước sau đó mới vào sổ theo dõi. Vì vậy, chúng tôi sẽ trình bày cách ghi của phiếu báo cáo trước.
1. Phiếu báo cáo sự không phù hợp – Mã số XN-BM 4.10.1/02
Biểu mẫu gồm 2 phần A và phần B. Ngay khi phát hiện Sự không phù hợp xảy ra, người phát hiện sẽ thực hiện ghi chép vào phần A của biểu mẫu. Trong đó, cần mô tả lại chi tiết sự không phù hợp xảy ra. Ngoài ra có thể đề xuất các biện pháp xử lý tức thời (nếu có) để hạn chế các hậu quả của Sự không phù hợp. Sau đó trình cho lãnh đạo khoa/QLCL/QLKT để xử lý.
Trong ví dụ trên là 1 sự cố nội kiểm xảy ra, tuy nhiên do không được phát hiện và xử lý ngay dẫn đến việc vẫn thực hiện mẫu bệnh nhân khi nội kiểm không đạt, đó là sự không phù hợp. Biện pháp sử lý tức thời được đề xuất ở đây là Tạm dừng máy, dừng trả kết quả, thu hồi kết quả đã trả.
Phần B là phần dành cho lãnh đạo khoa/QLCL/QLKT. Đây sẽ là những người có nhiệm vụ xác định nguyên nhân, phân loại mức độ của sự phù hợp đồng thời đề xuất các hành động khắc phục, phòng ngừa (nếu có).
Sau khi thông tin trên biểu mẫu đã được điền đầy đủ sẽ chuyển cho QLCL hoặc người quản lý hồ sơ “Sự không phù hợp” để vào Sổ theo dõi sự không phù hợp.
2. Sổ theo dõi sự không phù hợp – Mã số XN-BM 5.10.1/01
Biểu mẫu gồm các thông tin:
- Mã số hành động khắc phục: Theo quy định cách đặt mã trong quy trình quản lý Sự không phù hợp.
- Phòng/khoa: Nơi phát hiện sự KPH xảy ra.
- Ngày, giờ: thời gian phát hiện sự KPH.
- Mô tả: Mô tả lại sự không phù hợp đã xảy ra. Tóm tắt lại theo mục 1 phần A của biểu mẫu Phiếu báo cáo sự không phù hợp.
- Nhân viên liên quan: Người phát hiện sự KPH
- Mức độ: Phân loại mức độ của sự KPH. Căn cứ theo mục 2 phần B của phiếu báo cáo sự không phù hợp.
- Số hành động khắc phục: Mã số của hành động khắc phục dùng để khắc phục sự KPH này.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi chép các biểu mẫu hồ sơ “Sự không phù hợp”. Ở các bài viết tiếp sau chúng tôi sẽ hướng dẫn ghi chép các biểu mẫu của hồ sơ Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa trong chương 10 này.
PXN của bạn đã thực hiện đầy đủ các nội dung của hồ sơ Sự không phù hợp này chưa? Có khó khăn vướng mắc gì không? Nếu có hãy trao đổi phía dưới phần bình luận của bài viết này hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.
Với các đơn vị chưa sử dụng bộ tài liệu 2429 của chúng tôi. Hãy liên hệ để được: Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 Bộ tài liệu gồm 5 cuốn sổ tay, 35 quy trình quản lý quy trình và khoảng 135 biểu mẫu biểu mẫu, đáp ứng 169 tiêu chí theo quyết định 2429. Bộ tài liệu giúp các PXN nhanh chóng hoàn thiện hệ thống tài liệu QLCL của chính mình để đưa vào áp dụng. Bênh cạnh đó, chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ 24/24 trong suốt thời gian các PXN sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ.
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
