Tiếp theo hướng dẫn các PXN thực hiện các bộ hồ sơ theo quyết định 2429. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách ghi chép các biểu mẫu của hồ sơ Quản lý thông tin. Bộ hồ sơ sẽ đáp ứng được 6 tiêu chí với số điểm tối đa 11 nếu các PXN thực hiện được đầy đủ.
Bộ hồ sơ bao gồm 03 quy trình: Quy trình quản lý thông tin, quy trình bảo mật thông tin khách hàng và quy trình trao đổi thông tin. Đi kèm với đó là 05 biểu mẫu: Biểu mẫu phiếu đề xuất yêu cầu phần mềm, phiếu kiểm tra sao lưu, danh sách cán bộ truy cập phần mềm, phiếu đánh giá mạng Lis sau nâng cấp và sổ theo dõi sự cố CNTT. Sau đây, chúng ta sẽ đi vào nội dung của từng biểu mẫu.
1. Phiếu đề xuất yêu cầu phần mềm – Mã số XN-BM 5.9.1/01
Biểu mẫu dùng để đề xuất các thay đổi, cải tiến cần thiết của phần mềm quản lý HIS, LIS nhằm đáp ứng các yêu cầu của phòng xét nghiệm. Nhân viên phụ trách QLTT của PXN đề xuất với lãnh đạo khoa. Sau đó phòng CNTT của Bệnh viện hoặc đơn vị cung cấp phần mềm sẽ thực hiện các thay đổi theo yêu cầu. Sau khi đã thay đổi, nâng cấp theo yêu cầu trưởng PXN sẽ phê duyệt để chấp nhận ban hành áp dụng các thay đổi này hay không. Nếu vẫn chưa đạt yêu cầu đưa ra sẽ tiếp tục yêu cầu chỉnh sửa, nâng cấp cho đến khi hoàn thiện theo yêu cầu của người đề xuất.
Phía trên là 1 mẫu của phiếu đề xuất đã có đủ thông tin. PXN có thể tham khảo cách ghi chép để áp dụng cho các yêu cầu cụ thể của PXN.
2. Biểu mẫu Phiếu kiểm tra sao lưu – Mã số XN-5.9.1/02
Biểu mẫu này dùng để kiểm tra các tài liệu, hồ sơ và dữ liệu đã được sao lưu trước đó của PXN. Theo quy định trong quy trình quản lý thông tin các tài liệu, hồ sơ, dữ liệu sẽ được định kỳ sao lưu. Sau khi sao lưu xong sẽ có biên bản để kiểm tra tình trạng các bản sao lưu này.
3. Biểu mẫu Danh sách cán bộ truy cập phần mềm – Mã số XN-BM 5.9.1/03
Đây là biểu mẫu không chỉ thống kê danh sách các cán bộ truy cập phần mềm quản lý PXN mà còn là bảng phân quyền các chức năng truy cập cho từng cán bộ cụ thể. Tùy thuộc vào nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân viên sẽ được cấp quyền truy cập cụ thể. Ngoài một số quyền thông thường như: truy cập thông tin khách hàng, nhập liệu, thay đổi dữ liệu, ban hành kết quả. PXN tùy vào chức năng của phần mềm có thể bổ sung các quyền hạn khác như: quản lý người dùng, quản lý hóa chất, quản lý thống kê….
4. Phiếu đánh giá mạng LIS sau nâng cấp – Mã số XN-BM 5.9.1/04
Biểu mẫu dùng để đánh giá lại hệ thống mạng LIS sau mỗi lần nâng cấp, sửa chữa, cập nhập tính năng. Sau khi đươn vị cung cấp thực hiện các thay đổi trên phần mềm. PXN sẽ cử cán bộ thực hiện đánh giá lại các thay đổi này xem đã đáp ứng yêu cầu đặt ra chưa? Các thay đổi này có dẫn tới các thay đổ, sai sót của tính năng khác không. Sau khi đánh giá kỹ lưỡng thì biên bản này dùng làm căn cứ để phê duyệt ban hành (theo biểu mẫu XN-BM 5.9.1/01 ở trên).
5. Sổ theo dõi sự cố CNTT – Mã số XN-BM 5.9.1/05
Biểu mẫu này dùng để theo dõi các sự cố về CNTT xảy ra trong PXN. Trong đó, cần mô tả rõ sự cố xảy ra, hành động tức thì để hạn chế ảnh hưởng của sự cố. Bên cạnh đó cần viện dẫn sang hồ sơ hành động khắc phục để thực hiện các hành động khắc phục và hành động phòng ngừa (nếu cần thiết) nhằm tránh tái diễn sự cố có thể xảy ra sau này.
Chú ý cần phân biệt hành động tức thì với hành động khắc phục ở đây. Hành động tức thì chỉ giải quyết phần ngọn mà không giải quyết triệt để vấn đề. Để giải quyết tận gốc vấn đề cần đánh giá đúng sự cố để đưa ra hành động khắc phục phù hợp nhất.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi chép các biểu mẫu hồ sơ “Quản lý thông tin”.
PXN của bạn đã thực hiện đầy đủ các nội dung của hồ sơ quản lý thông tin quả này chưa? Có khó khăn vướng mắc gì không? Nếu có hãy trao đổi phía dưới phần bình luận của bài viết này hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.
Với các đơn vị chưa sử dụng bộ tài liệu 2429 của chúng tôi. Hãy liên hệ để được: Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 Bộ tài liệu gồm 5 cuốn sổ tay, 35 quy trình quản lý quy trình và khoảng 135 biểu mẫu biểu mẫu, đáp ứng 169 tiêu chí theo quyết định 2429. Bộ tài liệu giúp các PXN nhanh chóng hoàn thiện hệ thống tài liệu QLCL của chính mình để đưa vào áp dụng. Bênh cạnh đó, chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ 24/24 trong suốt thời gian các PXN sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ.
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
