Hệ thống hồ sơ của hệ thống QLCL xét nghiệm là rất lớn. Nó có thể nên tới vài chục bộ hồ sơ khác nhau. Do vậy, để quản lý tốt hệ thống hồ sơ này chúng ta cần xây dựng phải xây dựng bộ hồ sơ để kiểm soát các tập hồ sơ này. Đây là yêu cầu bắt buộc theo quyết định 2429. Các yêu cầu này được quy định tại các tiêu chí từ 2.6-2.8. Chúng tôi đã có bài Hướng dẫn thực hiện 8 tiêu chí về “Tài liệu và hồ sơ” theo bộ tiêu chí 2429.
Để hỗ trợ các khách hàng đã, đang và sẽ sử dụng hệ thống tài liệu QLCL theo 2429 của chúng tôi. Trong khuôn khổ bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi chép các biểu mẫu trong bộ hồ sơ Quản lý hồ sơ.
Bộ hồ sơ bao gồm:
- 01 quy trình quản lý
- 03 biểu mẫu: Danh mục hồ sơ, phiếu hủy hồ sơ, danh mục trong từng cặp hồ sơ.
1. Biểu mẫu danh mục hồ sơ – Mã số XN-BM 5.2.3/01
+ Đây là biểu mẫu dùng để ghi chép danh mục cho tất cả các loại hồ sơ trong PNX.
+ Mỗi hồ sơ có 1 mã số. Mã hồ sơ nên đánh theo mã quy trình để tiện theo dõi và quản lý. Ví dụ quy trình Kiểm soát tài liệu mã số là XN-QTQL 5.2.1 thì hồ sơ Kiểm soát tài liệu sẽ đặt là XN-HS 5.2.1.
+ Tên hồ sơ: Là tên của bộ hồ sơ
+ Dạng hồ sơ: Dạng văn bản hoặc dạng điện tử.
+ Thời gian lưu trữ: Theo quy định tại thông tư 53/2017/TT-BYT Thông tư quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ ngành Y tế. Thông thường là 20 năm.
+ Người/Cấp quản lý: Người được phân công hoặc cấp được giao quản lý hồ sơ cụ thể đó.
2. Biểu mẫu Phiếu hủy hồ sơ – Mã số XN-BM 5.2.3/02
Phiếu này được sử dụng khi cần hủy hồ sơ do hết hạn lưu.
+ Tên hồ sơ: Tên cặp hồ sơ cần hủy.
+ Ngày hủy: Ngày tiến hành hủy hồ sơ.
+ Lý do hủy: Hết hạn lưu, Hỏng hồ sơ…
+ Người hủy: Người chị trách nhiệm hủy hồ sơ
+ Hình thức hủy: Hủy đảm bảo không thể phục hồi, có thể như cắt hủy hoàn toàn….
3. Biểu mẫu Danh mục trong từng cặp hồ sơ
Biểu mẫu này sẽ được sử dụng làm trang đầu tiên của tất cả các bộ hồ sơ. Nó thể hiện trong từng cặp hồ sơ sẽ bao gồm các gì? PXN sẽ kê chi tiết và sắp xếp các tài liệu trong từng cặp hồ sơ theo đúng thứ tự.
Trên đây là hướng dẫn của chúng tôi để ghi chép các biểu mẫu trong hồ sơ “Kiểm soát hồ sơ” theo quyết định 2429. Các đơn vị đã và đang sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi nếu có khó khăn vướng mắc gì khác vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ cụ thể.
Với các đơn vị chưa sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi có thể liên hệ để được: Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 Bộ tài liệu gồm 5 cuốn sổ tay, 35 quy trình quản lý quy trình và khoảng 135 biểu mẫu biểu mẫu đáp ứng 169 tiêu chí theo QĐ 2429. Bộ tài liệu giúp các PXN nhanh chóng hoàn thiện hệ thống tài liệu QLCL của chính mình để đưa vào áp dụng. Ngoài ra chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ 24/24 trong suốt thời gian các PXN sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ.
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
