Câu hỏi 1: Hệ thống tài liệu-hồ sơ trong QLCL chia thành mấy cấp độ?
Trả lời: Hệ thống tài liệu-hồ sơ trong QLCL chia thành 4 cấp độ:
- Cấp 1: Sổ tay
- Cấp 2: quy trình và hướng dẫn
- Cấp 3: hệ thống biểu mẫu
- Cấp 4: Hồ sơ
Câu hỏi 2: Mã số của quy trình quản lý được đặt theo quy định thế nào?
Trả lời: Mã số quy trình được đặt dạng: XN-QTQL 5.x.y trong đó
- XN: Là mã mã khoa, có thể đặt là HS, HH, VS… tùy theo khoa riêng hay khoa chung
- QTQL: Là quy trình quản lý
- 5.x : là số thứ tự của yêu cầu quy định trong sổ tay chất lượng (là mục 5 – Các yêu cầu cụ thể trong sổ tay chất lượng). Có từ 5.1 đến 5.12 tương ứng với 12 chương trong 2429.
- y : Là số tứ tự của quy trình trong từng chương. Một chương có thể có 1 hoặc nhiều quy trình. Ví dụng chương II có 3 quy trình thì y sẽ được đặt là XN-QTQL 5.2.1, XN-QTQL 5.2.2, XN-QTQL 5.2.3.
Câu hỏi 3: Quy định về hình thức trình bày, nội dung của các quy trình quản lý, các quy trình kỹ thuật được quy định ở đâu?
Trả lời: Hình thức và nội dung của các quy trình được quy định tại Quy trình hướng dẫn biên soạn quy trình thực hành chuẩn (XN-QTQL 5.2.2). Các quy định này tuân thủ theo quyết định 3350/QĐ-BYT.
Câu hỏi 4: Ai là người có thẩm quyền biên soạn, xem xét và ban hành hệ thống tài liệu?
Trả lời: Thẩm quyền biên soạn, xem xét và ban hành hệ thống tài liệu QLCL được quy định trong mục 5.2 của quy trình Kiểm soát tài liệu. Các quy định này tuân thủ theo thông tư 49/2018/TT-BYT về hoạt động xét nghiệm.
Câu hỏi 5: Con dấu “Tài liệu kiểm soát” được sử dụng khi nào?
Trả lời: Dấu tài liệu kiểm soát được sử dụng khi sao chép từ bản gốc. Ví dụ khi bạn muốn tạo 1 bản sao từ quy trình gốc (chữ ký tươi) để phân phối cho các đơn vị thì bạn photo quy tình gốc, sau đó đóng dấu “Tài liệu kiểm soát” vào mặt trước tài liệu.
Ngoài ra con dấu này cũng dùng để đóng vào các tài liệu bên ngoài thuộc quản lý của khoa.
Câu hỏi 6: Lần ban hành/sửa đổi tài liệu được quy định thế nào?
Trả lời: Lần ban hành được ký hiệu là: XX.YY/ZZ/WW. Trong đó: X là lần ban hành/sửa đổi (bắt đầu từ 01), YY/ZZ/WW là 02 chữ số của ngày/tháng/năm ban hành/sửa đổi. Ví dụ: Khi biên soạn mới quy trình “Kiểm soát tài liệu” vào 15/10/2020, mã số XN-QTQL 5.2.1 thì lần ban hành là 01.15/10/20. Khi sửa đổi vào 01/6/2021 thì lần ban hành sẽ là 02.01/06/21.
Câu hỏi 7: Khi muốn biên soạn/sửa đổi 1 tài liệu thì cần làm những bước gì?
Trả lời: Khi muốn biên soạn/sửa đổi 1 tài liệu thì cần:
- Người đề nghị viết phiếu đề nghị biên soạn/sửa đổi tài liệu (XN-BM 5.2.1/04) -> Trình lãnh đạo khoa phê duyệt đề nghị -> Người thực hiện sẽ biên soạn/sửa đổi tài liệu -> Trình xem xét -> Trình phê duyệt ban hành.
- Thu hồi tài liệu cũ và đóng dấu tài liệu lỗi thời (nếu là sửa đổi tài liệu).
Câu hỏi 8: Tài liệu QLCL của khoa XN cần phân phối cho những đâu và làm gì khi phân phối?
Trả lời: Tài liệu QLCL của PXN không chỉ phân phối tại khoa mà cần phân phối đi các phòng ban khác. Về cơ bản cần phân phố 1 bản về Ban giám đốc, 1 bản về phòng QLCL bệnh viện. Với các phòng ban khác thì quy trình nào liên quan tới phòng ban đó thì phân phối. Ví dụ quy trình mua sắm vật tư thiết bị thì cần phân phối thêm cho phòng Quản lý trang thiết bị, phòng TCKT… Khi phân phối cần lưu thông tin người nhận tài liệu.
Câu hỏi 9: Khi nào cần xem xét lại hệ thống tài liệu của PXN?
Trả lời: Tất cả tài liệu sẽ được soát xét lại 1 năm/lần trong 03 năm đầu tiên kể từ lần ban hành thứ nhất. Từ năm thứ 04 có thể soát xét 02 năm/lần tùy nội dung của tài liệu, riêng QTXN vẫn phải xem xét 1 năm/lần.
Câu hỏi 10: Tên hồ sơ và cách trình bày hồ sơ được quy định tại đâu?
Trả lời: Tên hồ sơ và cách trình bày được quy định trong mục 5.1 Quy trình quản lý hồ sơ: XN-QTQL 5.2.3
Câu hỏi 11: Hồ sơ của PXN được lưu giữ trong bao lâu?
Trả lời: Thời gian lưu giữ thông thường là 3 năm. Tuy nhiên, PXN có thể áp dụng quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ theo thông tư 53/2017/TT-BYT Quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu trong Y tế.
Câu hỏi 12: PXN có được sửa hồ sơ?
Trả lời: Thông thường PXN sẽ không được sửa hồ sơ. Nếu cần phải sửa cần tuân thủ quy định sau:
- Nếu hồ sơ ở dạng văn bản thì phải gạch lên sai lỗi đó, không được tẩy xóa làm cho khó đọc. Người sửa phải ghi lại thông tin đúng, ký xác nhận và ghi ngày sửa vào bên cạnh chỗ sai lỗi đã gạch bỏ.
- Nếu hồ sơ ở dạng điện tử: tiến hành sửa nội dung vào tập tin cũ và bật chức năng theo dõi sửa đổi (track change). Sau khi sửa xong thì lưu thành tập tin mới phải chú thích thông tin về ngày sửa đổi/người sửa đổi và chấp nhận các thay đổi (Accept All). Tập tin cũ vẫn giữ nguyên các phần đã sửa.
Trên đây là 1 số các câu hỏi chúng tôi thường xuyên gặp khi hỗ trợ khách hàng triển khai hệ thống QLCL theo 2429. Đây cũng có thể là các câu hỏi mà các đoàn chuyên gia sẽ phỏng vấn khi thực hiện đánh giá tiêu chí 2429 tại PXN. Nếu PXN của bạn cần 1 hệ thống tài liệu đầy đủ, chuẩn chỉ để triển khai QLCL theo 2429 thì hãy liên hệ với chúng tôi. Không chỉ cung cấp tài liệu, chúng tôi còn hỗ trợ, hướng dẫn, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng bộ tài liệu này.
Mọi chi tiết xin liên hệ Công ty QLAB :
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào khác, xin để lại phản hồi phía dưới bài viết này hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ.
