Một số câu hỏi về Chương I – Tổ chức quản lý theo quyết định 2429

Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về hệ thống QLCL theo quyết định 2429, chúng tôi xin tập hợp một số hỏi đáp của khách hàng khi xây dựng và áp dụng quyết định 2429. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giải đáp các câu hỏi trong chương I – Tổ chức quản lý

1. Câu hỏi : Nhiệm vụ, quyền hạn của các chức danh trong PXN được thể hiện ở đâu?

Trả lời: Nhiệm vụ, quyền hạn của các chức danh: Lãnh đạo khoa, kỹ thuật viên trưởng, quản lý chất lượng, quản lý kỹ thuật, bác sĩ xét nghiệm, KTV xét nghiệm… được quy định tại “Đề án vị trí việc làm” (QĐXN 01). Các quy định này tuân thủ theo thông tư 49/2018/TT-BYT – Thông tư hướng dẫn hoạt động xét nghiệm trong khám bệnh, chữa bệnh.

2. Câu hỏi: Ý nghĩa của “Cấp” trong biểu mẫu “Thẩm quyền ký” (XN-BM 5.1.1/02) là gì?

Trả lời: “Cấp” là chỉ mức độ ưu tiên của người được ký cho từng công việc cụ thể. Cấp được đánh số 1,2,3… theo thứ tự ưu tiên cho từng công việc. Ví dụ với công việc ký kết quả xét nghiệm thì cấp 1 (ưu tiên 1) là trưởng khoa, cấp 2 là phó trưởng khoa, cấp 3 là bác sĩ xét nghiệm, cấp 4 là cử nhân đại học XN.

3. Câu hỏi: Kế hoạch chất lượng hàng năm của khoa được thể hiện ở đâu?

Trả lời: Kế hoạch chất lượng hàng năm cụ thể của PXN được thể hiện trong biểu mẫu Kế hoạch chất lượng và kết quả giám sát. Cách ghi chép biểu mẫu này xin tham khảo tại: https://chatluongxetnghiem.com/huong-dan-cach-ghi-chep-cac-bieu-mau-cua-ho-so-to-chuc-quan-ly-theo-2429/

4. Câu hỏi: Các mục tiêu chất lượng có cần định lượng được hay không?

Trả lời: Các mục tiêu chất lượng cần định lượng được, phải có các con số cụ thể. Ví dụ Mục tiêu là xây dựng được hệ thống tài liệu QLCL theo 2429 thì cần chỉ rõ xây dựng được bao nhiêu sổ tay, bao nhiêu quy trình, bao nhiêu biểu mẫu…Tất cả phải có con số cụ thể. Không được đưa ra các mục tiêu chung chung vì sẽ không đánh giá được kết quả về sau.

5. Câu hỏi: Muốn theo dõi các chỉ số chất lượng PXN thực hiện theo quy định nào?

Trả lời: Khi muốn theo dõi các chỉ số chất lượng, PXN thực hiện theo quy trình theo dõi chỉ số chất lượng – XN-QTQL 5.1.2

6. Câu hỏi: PXN cần theo dõi bao nhiêu chỉ số chất lượng 1 năm? Là những chỉ số nào?

Trả lời: PXN tự quyết định số lượng chỉ số chất lượng theo dõi hàng năm. Tuy nhiên, tối thiểu phải theo dõi 3 chỉ số ở 3 giai đoạn Trước, trong và sau xét nghiệm. Các chỉ số này PXN có thể lựa chọn theo phần phụ lục của  thông tư 01/2013 TT-BYT – Hướng dẫn thực hiện quản lý chất lượng xét nghiệm tại cơ sở khám, chữa bệnh.

7. Câu hỏi: Các chỉ số chất lượng: trước, trong và sau xét nghiệm cụ thể gồm những gì?

Trả lời:

Chỉ số giai đoạn trước xét nghiệm:

+ Thông tin về người bệnh đầy đủ, chính xác.

+ Phiếu yêu cầu xét nghiệm hoàn thành đầy đủ thông tin và chính xác.

+ Nhãn mẫu xét nghiệm được ghi thông tin đầy đủ, chính xác.

+ Mẫu xét nghiệm được bảo quản và vận chuyển đúng quy định.

+ Thời gian lấy mẫu xét nghiệm.

+ Chất lượng mẫu xét nghiệm.

+ Các mẫu xét nghiệm bị từ chối.

+ Tỷ lệ tổn thương do kim tiêm đâm của nhân viên Khoa Xét nghiệm.

Chỉ số giai đoạn xét nghiệm:

+ Theo dõi và đánh giá năng lực nhân viên.

+ Kết quả QC.

+ Kết quả ngoại kiểm tra chất lượng.

+ Số lần trang thiết bị y tế hỏng.

+ Hết, thiếu sinh phẩm, thuốc thử.

Chỉ số giai đoạn sau xét nghiệm:

+ Kết quả đúng và chính xác.

+ Thời gian trả kết quả kịp thời.

+ Trả kết quả xét nghiệm chính xác không nhầm lẫn.

+ Sự hài lòng của khách hàng.

+ Dịch vụ gián đoạn do các vấn đề về nhân sự.

+ Quản lý mẫu sau xét nghiệm.

+ Bảo trì và hiệu chỉnh thiết bị.

8. Câu hỏi: Mục tiêu/ ngưỡng của mỗi chỉ số chất lượng là gì? Làm sao đưa ra các mục tiêu/ngưỡng này?

Trả lời: Mục tiêu/ngưỡng là con số cụ thể. Đó là ngưỡng mong muốn mà PXN đặt ra từ đầu. Ví dụ chỉ số chất lượng “Các mẫu xét nghiệm bị từ chối” PXN đưa ra là  <5%. Tức là tỉ lệ các mẫu bị từ chối sẽ <5% trên tổng số mẫu XN nhận được. Con số 5% này lấy ở đâu ra? Để có con số này thường PXN sẽ thực hiện trước 1 cuộc khảo sát, thống kê để xem hiện tại với chỉ số đó PXN đạt được bao nhiêu %. Từ đó đưa ra ngưỡng cho năm sau.

9. Câu hỏi: Làm sao để theo dõi từng chỉ số chất lượng cụ thể?

Trả lời: Để theo dõi từng chỉ số chất lượng cụ thể, PXN cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc theo dõi chỉ số đó như: Ai là người theo dõi, Tần suất theo dõi? Phương thức theo dõi? Các thống kê và xử lý số liệu…. Tùy từng chỉ số mà PXN thiết lập thêm các biểu mẫu/sổ để theo dõi (nếu cần).

10. Câu hỏi: Mục đích và tần suất chương trình xem xét của lãnh đạo như thế nào?

Trả lời: Mục đích họp xem xét của lãnh đạo là đánh giá hoạt động của PXN trong việc áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng. Tần suất xem xét của lãnh đạo thường là 1 năm/1 lần. Tuy nhiên, trong những khoảng thời gian đầu khi bắt đầu xây dựng hệ thống QLCL thì tần suất họp có thể nhiều hơn.

11. Câu hỏi: Cuộc họp xem xét của lãnh đạo sẽ xem xét các nội dung gì?

Trả lời: Thông thường 1 cuộc họp xem xét của lãnh đạo cần xem xét các nội dung sau (nhưng không giới hạn):

+ Thông tin phản hồi từ khách hàng

+ Đề xuất của nhân viên;

+ Kết quả đánh giá nội bộ;

+ Quản lý rủi ro;

+ Kết quả giám sát các chỉ số chất lượng;

+ Kết quả đánh giá từ bên ngoài;

+ Kết quả tham gia so sánh liên phòng/Ngoại kiểm;

+ Theo dõi và giải quyết khiếu nại, phàn nàn của khách hàng;

+ Hoạt động của các nhà cung cấp;

+ Kiểm soát sự không phù hợp;

+ Hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến liên tục;

+ Kết quả của cuộc họp xem xét lãnh đạo lần trước;

12. Câu hỏi: Kết quả cuộc họp xem xét của lãnh đạo cần chú trọng những vấn đề gì?

Trả lời: Kết quả cuộc họp xem xét của lãnh đạo cần đưa ra được 4 nội dung chính sau:

• Đề xuất cải tiến hệ thống quản lý chất lượng và các quy trình;
• Đề xuất cải tiến chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng;
• Mục tiêu chất lượng cho năm tiếp theo;
• Các nguồn lực cần thiết.

Trên đây là 1 số các câu hỏi chúng tôi thường xuyên gặp khi hỗ trợ khách hàng triển khai hệ thống QLCL theo 2429. Đây cũng có thể là các câu hỏi mà các đoàn chuyên gia sẽ phỏng vấn  khi thực hiện đánh giá tiêu chí 2429 tại PXN. Nếu PXN của bạn cần 1 hệ thống tài liệu đầy đủ, chuẩn chỉ để triển khai QLCL theo 2429 thì hãy liên hệ với chúng tôi. Không chỉ cung cấp tài liệu, chúng tôi còn hỗ trợ, hướng dẫn, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng bộ tài liệu này.

Mọi chi tiết xin liên hệ Công ty QLAB : 

Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.

Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.

Email: chatluongxetnghiem@gmail.com