Hồ sơ cải tiến liên tục là một bộ hồ sơ khó trong hệ thống QLCL nói chung và 2429 nói riêng. Sở dĩ như vậy vì muốn làm cải tiến được thì đòi hỏi PXN phải xây dựng và duy trì hệ thống QLCL rất tốt trước khi muốn làm cải tiến. Mà ở VN thì có rất ít PXN có thể xây dựng và duy trì tốt hệ thống QLCL chứ chưa nói đến nâng cao chất lượng bằng hoạt động cải tiến.
Nếu PXN của bạn đã xây dựng và duy trì tốt hệ thống QLCL rồi thì hãy bắt đầu xem xét tới việc thực hiện cải tiến liên tục. Để thực hiện được bộ hồ sơ này cần thực hiện ít nhất 3 biểu mẫu sau:
1. Kế hoạch cải tiến chất lượng – Mã số: XN-BM 5.11.1/01
Đây là biểu mẫu để đưa ra kế hoạch cho hoạt động cải tiến. Mỗi năm, PXN có thể thực hiện 1 hoặc nhiều cải tiến. Ở ví dụ trên chúng tôi đưa ra 1 hoạt động cải tiến là rút ngắn thời gian trả kết quả xét nghiệm hóa sinh và huyết học thường quy. Biểu mẫu bao gồm các nội dung sau:
1.1. Chỉ số chất lượng cải tiến
Việc lựa chọn chỉ số cải tiến cần đảm bảo ít nhất 3 yêu cầu:
- Tính cấp thiết của chỉ số: Ưu tiên lựa chọn những chỉ số có tính cấp thiết cao, có ý nghĩa thực sự cho hệ thống QLCL.
- Chỉ số cải tiến này đã được theo dõi và đánh giá kết quả trước đó thông qua theo dõi chỉ số chất lượng.
- Có tính khả thi cao.
1.2. Mục tiêu
Là ngưỡng mong muốn thực hiện được sau khi cải tiến. Muốn đưa ra con số này cần căn cứ vào kết quả theo dõi chỉ số chất lượng trước đó.
1.3. Cách thực hiện
Các giải pháp đề xuất được đưa ra để đạt được mục tiêu. Có thể có 1 hoặc nhiều giải pháp được thực hiện đồng thời để hoàn thành mục tiêu.
1.4. Thời gian thực hiện
Là khoảng thời gian bắt đầu áp dụng các giải pháp ở trên.
1.5. Người thực hiện
Có thể hoạt động cải tiến do 1 hoặc 1 nhóm người, thậm chỉ toàn bộ nhân viên phải tham gia để đạt được yêu cầu.
2. Sổ theo dõi hoạt động cải tiến – Mã số XN-BM 5.11.1/02
Biểu mẫu này dùng để ghi chép các hoạt động cải tiếng đã và đang thực hiện.
2.1. Bộ phận
Là bộ phận/đơn vị thực hiện hoạt động cải tiến.
2.2. Nội dung cải tiến
Tóm tắt lại nội dung cải tiến đã hoặc đang thực hiện.
2.3. Thời gian thực hiện
Là khoảng thời gian bắt đầu thực hiện thử nghiệm các hoạt động cải tiến. Sau quá trình thử nghiệm này nếu kết quả tốt sẽ đưa vào áp dụng lâu dài.
2.4. Kết luận
Đánh giá kết quả hoạt động cải tiến sau thời gian áp dụng thử nghiệm.
2.5. Ghi chú
Sẽ ghi thời gian bắt đầu đưa hoạt động cải tiến vào áp dụng chính thức (nếu thử nghiệm đạt) hoặc xem xét lại (nếu thử nghiệm cho kết quả không đạt).
3. Phiếu đề nghị và thực hiện hoạt động cải tiến – Mã số XN-BM 5.11.1/03
Đây là biểu mẫu dùng để báo cáo lại toàn bộ hoạt động cải tiến. Từ đề nghị, đánh giá trước cải tiến, thực hiện cải tiến, đánh giá sau cải tiến và kết luận. Từ đó trình lãnh đạo trước khi quyết định áp dụng kết quả của hoạt động cải tiến.
3.1. Đề nghị
Phần này đưa ra lý do để cần áp dụng các hoạt động cải tiến. Đây cũng chính là mục đích của hoạt động cải tiến sẽ hướng tới.
Bên cạnh đó PXN cần đưa ra các đề nghị cụ thể cho hoạt động cải tiến. Ví dụ như cần thay đổi những gì? Cần bổ sung nhân sự, thiết bị hay bố trí lại luồng công việc thế nào?. Các nội dung này cần hết sức chi tiết và có tính khả thi để có thể áp dụng.
3.2. Đánh giá trước cải tiến
Phần này sẽ đánh giá kết quả hiện tại đối với nội dung định cải tiến. Thông thường sẽ thông qua hoạt động thu thập dữ liệu, thống kê xử lý số liệu. Khi có số liệu cụ thể rồi sẽ tính toán để xem hoạt động cải tiến có thể thực hiện được hay không? hoặc cải tiến được tới đâu. Đôi khi phải chia nhỏ hoạt động cải tiến thành nhiều giai đoạn để thực hiện dần.
3.3. Thực hiện cải tiến.
Sẽ đưa các đề xuất vào áp dụng. Một cải tiến có thể có nhiều đề xuất. Các đề xuất này sẽ được thực hiện song song hoặc theo trình tự ưu tiên. Đề xuất nào có giá trị, dễ thực hiện nên áp dụng trước. Các đề xuất phức tạp. đòi hỏi bổ sung nhiều nhân lực, vật lực thì có thể áp dụng sau.
3.4. Đánh giá sau cải tiến
Sau 1 thời gian áp dụng các biện pháp cải tiến, PXN sẽ đánh giá hiệu quả cụ thể của hoạt động cải tiến. Từ đó rút ra kết luận để xem có thể đưa các hoạt động cải tiến vào hay không?
Nhìn chung đây là 1 bộ hồ sơ khó. Ngoài 3 biểu mẫu chính này, PXN cần thiết lập thêm các biểu mẫu, sổ sách, công cụ khác để đánh giá trước, trong và sau hoạt động cải tiến. Tùy từng hoạt động cải tiến cụ thể mà đưa ra các công cụ thích hợp. Với từng hoạt động cụ thể hay liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết cách xây dựng các công cụ cho việc đánh giá và theo dõi.
PXN của bạn đã thực hiện đầy đủ các nội dung của hồ sơ “Cải tiến liên tục” này chưa? Có khó khăn vướng mắc gì không? Nếu có hãy trao đổi phía dưới phần bình luận của bài viết này hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.
Với các đơn vị chưa sử dụng bộ tài liệu 2429 của chúng tôi. Hãy liên hệ để được: Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 Bộ tài liệu gồm 5 cuốn sổ tay, 35 quy trình quản lý quy trình và khoảng 150 biểu mẫu biểu mẫu, đáp ứng 169 tiêu chí theo quyết định 2429. Bộ tài liệu giúp các PXN nhanh chóng hoàn thiện hệ thống tài liệu QLCL của chính mình để đưa vào áp dụng. Bênh cạnh đó, chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ 24/24 trong suốt thời gian các PXN sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ.
Hotline: 0913.334.212
Cao Văn Tuyến/ 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
