Hồ sơ “Dịch vụ tư vấn” là 1 trong 3 bộ hồ sơ về “Dịch vụ và quản lý khách hàng” thuộc chương IV của bộ tiêu chí 2429.
Để giúp các PXN có thể thực hiện tốt được các tiêu chí về “Dịch vụ và quản lý khách hàng”. Trong khuôn khổ bài viết này chúng tôi xin chia sẻ cách ghi chép các biểu mẫu về “Dịch vụ tư vấn”.
Với hồ sơ dịch vụ tư vấn theo 2429 có 3 biểu mẫu chính gồm: Sổ theo dõi tư vấn, phiếu tư vấn, biên bản phổ biến tài liệu.
Chúng ta sẽ lần lượt đi vào nội dung của từng biểu mẫu một.
1. Biểu mẫu Sổ theo dõi tư vấn – Mã số XN-BM 5.4.1/01
Đây là biểu mẫu dùng để ghi chép tổng hợp các tư vấn của PXN với khách hàng.
- Mã số tư vấn: ký hiệu là MSTV-xx.yyy. Trong đó, xx là 2 số cuối của năm, yyy là số thứ tự tư vấn trong năm bắt đầu từ 001 đến 999.
- Ngày tư vấn: Ngày thực hiện tư vấn
- Người/ đơn vị được tư vấn: Tên khách hàng được tư vấn.
- Người tư vấn: Người thực hiện tư vấn cho khách hàng.
- Hình thức tư vấn: Có nhiều hình thức tư vấn được áp dụng như: tư vấn trực tiếp, điện thoại, email…
2. Biểu mẫu: Phiếu tư vấn – Mã số XN-BM 5.4.1/02
Đây là biểu mẫu dùng để ghi chép các nội dung tư vấn cụ thể:
- Người/ đơn vị được tư vấn: Tên khách hàng được tư vấn.
- Hình thức tư vấn: Có nhiều hình thức tư vấn được áp dụng như: văn bản, tư vấn trực tiếp, điện thoại, email…
- Nội dung tư vấn: Chọn các nội dung tư vấn của PXN như: Tư vấn về lựa chọn quy trình XN, tư vấn quy trình lấy mẫu, tư vấn kết quả xét nghiệm, tư vấn kỹ thuật xét nghiệm, khác…. Sau đó cần ghi chép chi tiết nội dung đã tư vấn
- Ghi chú: các ghi chú (nếu có).
- Người tư vấn: Người thực hiện tư vấn cho khách hàng.
- Phần cuối dành cho người quản lý: sau khi nhân viên tư vấn xong sẽ gửi phiếu tư vấn cho người quản lý. Người quản lý sẽ đánh mã và vào sổ theo dõi tư vấn.
3. Biểu mẫu Biên bản phổ biến tài liệu – Mã số: XN-BM 5.4.1/03
Đây là biên bản dùng để ghi chép khi PXN thực hiện phổ biến các tài liệu cho nội bộ và bên ngoài. Đối với nội bộ là phổ biến các sổ tay, quy trình….Đối với bên ngoài, thường là phổ biện sổ tay dịch vụ khách hàng, các quy trính quản lý có liên quan tới các phòng ban khác. Chi tiết tham khảo ví dụ trên.
Trên đây là 3 biểu mẫu chính của hồ sơ đánh giá năng lực nhân viên. Tùy thuộc vào nội dung mà đánh giá mà PXN có thể thiết kế thêm hoặc thay đổi biểu mẫu về “Phiếu đánh giá năng lực nhân viên” cho phù hợp.
PXN của bạn đã thực hiện hồ sơ dịch vụ tư vấn chưa? Có khó khăn gì trong quá trình thực hiện không? Hãy chia sẻ với chúng tôi để cùng giải quyết.
Với các đơn vị chưa sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi. Hãy thể liên hệ để được: Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 Bộ tài liệu gồm 5 cuốn sổ tay, 35 quy trình quản lý quy trình và khoảng 135 biểu mẫu biểu mẫu đáp ứng 169 tiêu chí theo QĐ 2429. Bộ tài liệu giúp các PXN nhanh chóng hoàn thiện hệ thống tài liệu QLCL của chính mình để đưa vào áp dụng. Bênh cạnh đó, chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ 24/24 trong suốt thời gian các PXN sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ.
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
