5 cách cải tiến quy trình làm việc của phòng xét nghiệm

5 cách cải tiến quy trình làm việc của phòng xét nghiệm
4.2 (84%) 5 votes

Để tăng doanh thu, hiệu quả phòng xét nghiệm phải thực hiện phối hợp với các phòng ban khác.

Trong thời kỳ hội nhập chăm sóc sức khoẻ, công nghệ thông tin, cải tiến quy trình làm việc phòng thí nghiệm không chỉ giới hạn ở  phòng xét nghiệm và phải mở rộng sang các phòng ban khác để thúc đẩy cơ hội cải tiến toàn bộ tổ chức bệnh viện. Cải tiến không thể hoàn toàn có hiệu quả nếu không có sự tham gia của các hệ thống CNTT để nâng cao hiệu quả trong quá trình ra quyết định và quản lý thông tin tới mức độ tiếp theo. Các chỉ số về chất lượng và hiệu quả, hơn bao giờ hết, rất quan trọng để quản lý thực hành lâm sàng, tình trạng sức khỏe của bệnh nhân

1: Hoàn thiện quy trình. Một mô tả ngắn gọn về quy trình xét nghiệm xảy ra từ thời điểm lấy mẫu trong phòng thí nghiệm đến khi kết quả được phát hành cho bác sĩ.

Mặc dù rất thường xuyên, phòng thí nghiệm không nhìn thấy các mẫu cho đến khi 30, 60 hoặc thậm chí 90 phút sau khi lệnh của Bác sĩ lâm sàng. Cải thiện quy trình làm việc phòng xét nghiệm thực sự bắt đầu sau đó với sự phối hợp chăm sóc bệnh nhân giữa bác sĩ kê toa, điều dưỡng sàn, đội lấy mẫu và nhân viên phòng xét nghiệm. Loại bỏ các rào cản giữa các phòng ban của bệnh viện và phòng xét nghiệm để phá vỡ các thủ tục mà ngăn chặn sự liên tục của công việc và cung cấp kịp thời thông tin liên quan đến lâm sàng.

Việc thiết lập các kênh thông tin thích hợp và sự liên kết giữa các phòng ban và phòng xét nghiệm là rất quan trọng để đạt được mức độ phối hợp chăm sóc bệnh nhân. Việc tinh giảm các bước công việc giữa các phòng lâm sàng và phòng xét nghiệm chỉ là bước đầu tiên hướng tới việc cải tiến luồng công việc và gặt hái được nhiều lợi ích như ngăn chặn chi phí, tăng doanh thu và tăng khả năng điều trị bệnh nhân.

2: Tiêu chuẩn hoá Thực tiễn: Tiêu chuẩn hoá các thực hành phòng xét nghiệm song song với các hoạt động của các bệnh viện còn lại có thể làm giảm sai sót cũng như thời gian và chi phí liên quan đến việc quản lý sự rủi do.

Chúng tôi đã phối hợp với các phòng ban bên ngoài khi quản lý việc phân phối mẫu, hiện nay sử dụng các nhãn mã vạch duy nhất được nhận bởi tất cả các máy phân tích trong phòng xét nghiệm của chúng tôi. Mẫu được phân tích sẵn sàng ngay khi họ đến phòng thí nghiệm. Chuẩn hóa công việc thúc đẩy việc đào tạo dễ dàng và nhanh chóng hơn; Giảm Stress và căng thẳng; Khả năng duy trì các cải tiến quy trình đã được thiết lập trước đó; Và cung cấp một đường cơ sở cho các hoạt động cải tiến bổ sung.

3: Tiêu chuẩn hóa và tự động hóa việc ra quyết định : Bằng cách tự động hóa và chuẩn hóa quá trình ra quyết định thông qua việc thực hiện các hệ thống thông tin phòng thí nghiệm lâm sàng, phòng thí nghiệm có thể làm giảm sai số của con người và nâng cao chất lượng kết quả. Các hệ thống thông tin lâm sàng mới và công nghệ hiện đại đã cho phép giám sát liên tục các chức năng của máy phân tích bằng cách cảnh báo kỹ thuật thứ hai bất kỳ khía cạnh nào của thử nghiệm có thể bị sai sót, đơn giản hóa việc ra quyết định phức tạp để hợp lý hóa quy trình làm việc phòng xét nghiệm và quá trình quản lý kết quả. Hệ thống quản lý dữ liệu giúp xác định chi phí sai sót do hoạt động làm việc không hiệu quả và nhằm giảm thiểu sự sai sót. Bằng cách theo dõi cả công việc và kết quả, phòng thí nghiệm có thể bắt đầu thấy sự giảm sút trong công việc,

Chúng tôi đã cải thiện, dễ dàng cho trực tiếp chỉ định và kết quả vào hệ thống LIS ( ví dụ như labconn, FPT, …) của chúng tôi để trong một hệ thống quản lý an toàn, chất lượng, họ sẽ không bao giờ bỏ lỡ một thông tin nào của bệnh nhân. Các dịch vụ CNTT mở này tích hợp các phòng xét nghiệm trong toàn tổ chức thông qua khả năng tương tác và kết nối bên thứ ba. Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng xét nghiệm đang dần áp dụng công nghệ thông tin ví dụ như phần mềm nội kiểm( QUANGLAB-IQC ), phần mềm quản lý kho vật tư tiêu hao, phần mềm vi sinh về kháng sinh đồ. ( Whonet )…

Tích hợp liền mạch và tính linh hoạt của các giải pháp CNTT hiện đại có thể giúp thúc đẩy nhu cầu trong tương lai và các cơ hội tăng trưởng. Bằng cách chuẩn hóa các quy tắc về quyết định trong toàn tổ chức, toàn bộ tổ chức đạt được sự yên tâm trong việc báo cáo kết quả và có thể hưởng lợi từ những tiến bộ trong công nghệ – thúc đẩy cải thiện năng suất và chất lượng.

4: Quá trình tự động hoá để tăng cường sử dụng nguồn nhân lực:  Thách thức về kinh tế và sự thiếu hụt nhân viên trong phòng xét nghiệm sẽ không còn chỗ cho việc sử dụng không đúng kỹ năng của nhân viên tài năng. Bằng cách triển khai hệ thống thiết bị và hệ thống thông tin tự động có thể đảm nhận việc đặt hàng, gia nhập và các nhiệm vụ thử nghiệm trước và sau phân tích và nhập dữ liệu, nhân viên phòng thí nghiệm được giải phóng để hướng tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn – cho phép lab thực hiện nhiều hơn với các nguồn lực họ có. Tự động hóa cũng đã cải tiến chuẩn mực công việc, cung cấp một khối lượng công việc nhất quán cho mỗi vị trí công việc. Các kỹ thuật phòng xét nghiệm của chúng tôi bây giờ có thể thấy rõ khi thời gian tốt nhất là để thực hiện các quy trình bảo dưỡng và các tính năng bổ sung – chẳng hạn như các nghiên cứu tuyến tính và các nghiên cứu đảm bảo chất lượng khác – dựa trên khối lượng mẫu vật hiện đang nằm trong danh sách đang chờ xử lý và các mẫu trong tương lai có đơn đặt hàng trong hệ thống.

5: Hiểu được giá trị của việc Dashboarding: Tiến sĩ H. James Harrison, người tiên phong trong các hệ tư tưởng Lean thường được trích dẫn, “Nếu bạn không thể đo được, bạn không thể hiểu nó. Nếu bạn không thể hiểu nó, bạn không thể kiểm soát nó. Nếu bạn không thể kiểm soát nó, bạn không thể cải thiện nó “Điều này đặc biệt đúng trong thế giới phức tạp của phòng xét nghiệm lâm sàng nơi hàng trăm bài kiểm tra khác nhau đến từ các địa điểm khác nhau mỗi ngày. Thật không may, số liệu hiệu suất trong phòng thí nghiệm, vượt quá thời gian quay vòng, là không phổ biến chủ yếu vì dữ liệu rất khó thu thập. Đầu tư vào các giải pháp phần mềm cung cấp truy cập dễ dàng vào dữ liệu hiệu suất quan trọng này và định dạng báo cáo trực quan là bước đầu tiên trong việc hiểu và cải tiến quy trình.

Mặc dù có nhiều cách để cải thiện luồng công việc trong phòng xét nghiệm lâm sàng, nhưng thông qua năm bước này, PXN có thể liên kết các phòng ban khác để tăng tiến độ công việc cũng như đáp ứng được nhu cầu khám chữa bệnh ngày càng tăng của nhân dân. Để tăng tiềm năng doanh thu của phòng xét nghiệm, hiệu quả phải được thực hiện ngoài phòng thí nghiệm và các phòng ban khác để giảm chi phí cuối cùng, cho phép tạo ra doanh thu và mang lại lợi thế cạnh tranh.

Nguồn tham khảo :

Ann Marie Renard  – Trung tâm Thực hành Gia đình, Middleberg, Pa.