Việc xây dựng hệ thống QLCL theo ISO 15189 là mong muốn của rất nhiều phòng xét nghiệm. Từ các PXN tư nhân đến các PXN nhà nước theo cơ chế tự chủ. Trong xu thế hội nhập, cạnh tranh công bằng ngoài vấn đề giá cả thì chất lượng luôn là tiêu chí quan trọng để khách hàng lựa chọn sử dụng các dịch vụ xét nghiệm. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15189 không chỉ giúp khẳng định thương hiệu về chất lượng mà hơn hết nó tạo sự tin cậy để khách hàng sử dụng dịch vụ của PXN.
Tuy nhiên, hầu hết các PXN tại VN còn đang e ngại vấn đề kinh phí khi xây dựng ISO quá tốn kém. Có thể bạn nghe đâu đó PXN A, PXN B muốn xây dựng phải mất đến vài trăm triệu, thậm chí cả tỉ đồng. Thực tế không hẳn như vậy, đúng là có chỗ mất từ vài trăm, thậm chí tiền tỉ để xây dựng ISO 15189 nhưng cũng có PXN chi phí để xây dựng chỉ mất vài chục triệu. Tại sao lại có sự khác biệt lớn như vậy? Làm sao để giảm thiểu tối đa chi phí?
Bằng kinh nghiệm thực tế của mình, chúng tôi sẽ chia sẻ với các PXN 5 cách giảm thiểu tối đa chí phí cho quá trình xây dựng ISO 15189. Dưới đây là 5 chi phí cần bỏ ra trong quá trình xây dựng và cách để tiết kiệm nhất?
1. Chi phí đào tạo:
Hiện có 2 phương án chính là đào tạo tại chỗ và cử cán bộ đi đào tạo. Với phương án đào tạo tại chỗ PXN sẽ mời 1 đơn vị về đào tạo cho tất cả các nhân viên từ 4-5 khóa. Khi đó, chi phí bỏ ra rất lớn có thể lên tới hàng trăm triệu. Vậy làm sao để giảm chi phí này? Thay vì đào tạo tại chỗ PXN sẽ cử 2-3 nhân viên tham gia khóa đào tạo tập chung của 1 số tổ chức. Mỗi người sẽ tham gia 4-5 module, mỗi module khoảng 1 triệu. Như vậy tổng chi phí chỉ khoảng 10-15 triệu. Sau đó, các nhân viên này về sẽ đào tạo nội bộ lại cho tất cả nhân viên khác (ISO cho phép điều này). Vậy là PXN đã tiết kiệm được 1 khoản kha khá.
2. Chi phí hiệu chuẩn thiết bị:
Thông thường PXN sẽ phải hiệu chuẩn tất cả các thiết bị như pipet, nhiệt ẩm kế, máy ly tâm, tủ ấm, tủ sấy, tủ lạnh… Chi phí bỏ ra phụ thuộc vào số lượng thiết bị hiệu chuẩn và đơn vị hiệu chuẩn. Vì vậy để tiết kiệm chi phí thay vì hiệu chuẩn tất cả, chúng ta chỉ hiệu chuẩn những thiết bị thực sự cần thiết và liên quan đến chỉ tiêu xin công nhận ISO.
3. Chi phí thẩm định phương pháp:
Với mỗi chỉ tiêu xét nghiệm (ví dụ: hóa sinh, huyết học) chúng ta sẽ mất khoảng 2-5 triệu chi phí để thực hiện phê duyệt phương pháp. Tuy nhiên, để tiết kiệm chúng ta phải biết kết hợp các chỉ tiêu, thông số trong quá trình làm từ đó giảm tối đa số lần xét nghiệm mà vẫn đảm bảo đủ theo yêu cầu. Một vấn đề nữa là trong lần đầu tiên đánh giá công nhận, chúng ta không nên thực hiện quá nhiều chỉ tiêu. Tối thiểu là 1, tối đa không nên quá 10 cho 1 lĩnh vực. ISO không bắt buộc bạn phải xin công nhận bao nhiêu chỉ tiêu 1 lần. Kể cả 1 chỉ tiêu cũng được chấp nhận. Nhưng 1 thì có vẻ hơi ít, kinh nghiệm của chúng tôi là lần đầu chỉ nên làm khoảng 5 chỉ tiêu cho 1 lĩnh vực. Các năm sau chúng ta sẽ xin đánh giá bổ sung thêm các chỉ tiêu. Điều này làm giảm bớt gánh nặng hồ sơ cho lần đầu và giảm chi phí ban đầu.
4. Chi phí đánh giá công nhận:
Đây là chi phí cứng phải nộp cho tổ chức công nhận. Chi phí này ít thay đổi được, tuy nhiên vẫn có cách giảm được đôi chút.
– Giảm số lượng chỉ tiêu xin công nhận. Hiện tại các tổ chức công nhận dựa trên số lượng chỉ tiêu xin công nhận để đưa ra mức phí. Như đã nói ở trên với lần đầu tiên nếu chúng ta hạn chế chỉ tiêu xin công nhận thì sẽ giảm chi phí và cũng giúp việc đánh giá nhẹ nhàng hơn do không phải lo quá nhiều hồ sơ.
– Không lựa chọn đánh giá sơ bộ. Thông thường các tổ chức công nhận sẽ có dịch vụ đánh giá sơ bộ. Chi phí mất khoảng 1-2 chục triệu. Nếu chúng ta làm tốt được hồ sơ thì không cần đánh giá sơ bộ mà có thể xin đánh giá công nhận ngay. Qua đó, giúp tiết kiệm tương đối chi phí.
5. Chi phí tư vấn:
Đây là 1 khoản chi phí cũng tương đối lớn, tùy vào đơn vị tư vấn và số lượng chỉ tiêu cũng như lĩnh vực xin công nhận. Thông thường khoản chi phí này sẽ chiếm từ 1/3 -1/2 tổng chi phí. Vậy làm sao để giảm chi phí này. Đầu tiên chúng ta cần biết đơn vị tư vấn sẽ giúp gì bạn trong quá trình xây dựng? Họ sẽ là người xây dựng kế hoạch tổng thể, kế hoạch từng giai đoạn trong quá trình xây dựng. Đơn vị tư vấn sẽ đào tạo và hỗ trợ bạn xây dựng hệ thống tài liệu cũng như áp dụng vào thực tế để tạo hồ sơ. Đơn vị tư vấn sẽ đánh giá kết quả từng giai đoạn để xác định các tồn đọng cần giải quyết. Đơn vị tư vấn sẽ giúp kết nối với tổ chức công nhận để đánh giá công nhận.
Với các PXN ít kinh nghiệm thì rất cần tư vấn, nhưng với PXN đã có kinh nghiệm (ví dụ đã xây dựng 2429) hoặc có cán bộ hiểu biết về ISO thì việc thuê tư vấn này cũng không cần thiết. Thực tế, có những PXN không mất 1 đồng chi phí nào cho tư vấn mà vẫn xây dựng thành công được ISO 15189. Tuy nhiên, số lượng PXN tự mình làm được cũng là khá hiếm. Hầu hết vẫn cần 1 sự tư vấn từ 1 chuyên gia hoặc 1 tổ chức.
Điều quan trọng là chính bản thân PXN phải có quyết tâm cao, phải có những nhân viên hiểu biết để xây dựng và duy trì hệ thống. Có những PXN bỏ rất nhiều tiền để thuê tư vấn nhưng không thể đạt được kết quả. Lý do là chính bản thân PXN, bản thân nhân viên không có quyết tâm, cố gắng.
Vậy sao để vẫn có sự tư vấn mà chi phí thấp nhất? Đó chính là giải pháp mà chúng tôi đưa ra ở đây:
– Sử dụng bộ tài liệu hệ thống QLCL theo ISO 15189 sẵn có của chúng tôi. Bộ tài liệu được biên soạn rất chỉnh chu, đúng tiêu chuẩn và phù hợp với hầu hết các PXN. Các PXN chỉ cần thay đổi 1 chút ít là đã có thể có 1 bộ tài liệu hoàn thiện theo tiêu chuẩn ISO. Chi phí bộ tài liệu rất thấp so với việc thuê đơn vị tư vấn về đào tạo, tập huấn xây dựng. Đặc biệt chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/24 trong suốt quá trình PXN sử dụng bộ tài liệu cho tới khi được công nhận xong.
– Sử dụng thêm 1 số khóa tập huấn nhỏ tại chỗ của chúng tôi về QLCL như: Vận hành hệ thống hồ sơ ISO, Đảm bảo chất lượng KQXN, Nội-ngoại kiểm, Xác nhận giá trị phương pháp, đánh giá nội bộ. Đây là những nội dung quan trọng nhất đối với 1 PXN khi muốn công nhận ISO 15189. Chi phí các khóa đào tạo này rất thấp so với việc thuê tư vấn trọng gói. Ngoài ra PXN sẽ được cung cấp miễn phí phần mềm nội kiểm IQC.
Trên đây là 5 giải pháp chúng tôi đưa ra để giúp các PXN có thể tiết kiệm tối đa chi phí trong quá trình xây dựng và công nhận tiêu chuẩn ISO 15189. Nếu các bạn còn vướng mắc gì, hãy trao đổi thêm với chúng tôi để được hỗ trợ.
Bạn có thể đặt mua online trọn bộ tài liệu về ISO 15189:2022 phiên bản mới nhất tại đây để được giảm ngay 50%!
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ.
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
