Hồ sơ Tổ chức quản lý là một trong 3 bộ hồ sơ thuộc chương I: Tổ chức và quản trị phòng xét nghiệm theo quyết định 2429. Đây là bộ hồ sơ tổng quát về tổ chức của PXN.
Bộ hồ sơ bao gồm:
- 01 quy trình quản lý: Quy trình tổ chức và trách nhiệm quản lý
- 02 quyết định: Đề án vị trí việc làm và Cam kết đạo đức nghề nghiệp.
- 06 biểu mẫu: Sơ đồ tổ chức, thẩm quyền ký, bản đăng ký chữ ký, cam kết bảo mật, kế hoạch chất lượng và kết quả giám sát, biên bản họp nhân viên.
Để hỗ trợ các khách hàng đã, đang và sẽ sử dụng bộ tài liệu hệ thống QLCL theo 2429 của chúng tôi. Trong khuôn khổ bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi chép 6 biểu mẫu này.
1. Biểu mẫu sơ đồ tổ chức – Mã số XN-BM 5.1.1/01
Đây là sơ đồ tổ chức về hệ thống QLCL của PXN. Trong đó có lãnh đạo khoa, QLCL, QLKT và các bộ phận nhỏ trong PXN. Lưu ý là 1 nhân viên có thể nằm ở các vị trí khác nhau và 1 vị trí có thể có nhiều người. Ví dụ nhân viên B có thể vừa làm QLKT vừa làm ở bộ phận Hóa sinh, ngược lại có thể có 2-3 người cùng làm QLCL…
2. Biểu mẫu Thẩm quyền ký – Mã số XN-BM 5.1.1/02
Biểu mẫu này quy định phân cấp và thẩm quyền ký trong các công việc của PXN. Trong PXN có rất nhiều công việc phải ký, biểu này sẽ quy định ai được ký cái gì và thứ tự ưu tiên.
Có rất nhiều “nội dung công việc” cần ký như kết quả xét nghiệm, hồ sơ hệ thống quản lý, dự dù và lĩnh hóa chất vật tư, phiếu trình….
Mục cấp: Là phân cấp ưu tiên ký. Những người ưu tiên đầu sẽ xếp số 1, những người sẽ ký khi người ưu tiên đầu vắng mặt sẽ là 2,3,4… Tuy nhiên có những công việc mà nhiều người có thể ký ngang nhau thì cùng là ưu tiên 1.
3. Bản đăng ký chữ ký – Mã số XN-BM 5.1.1/03
Biểu mẫu này khá đơn giản. Chỉ là tập hợp các chữ ký mẫu của các nhân viên. Mỗi người đăng ký 2 mẫu chữ ký. Hai mẫu chữ ký này có thể giống hoặc khác nhau đều được chấp nhận.
4. Biểu mẫu cam kết bảo mật và đảm bảo chất lượng công việc – Mã số XN-BM 5.1.1/04
Đây là biểu mẫu dùng để các nhan viên ký cam kết bảo mật thông tin khách hàng và đảm bảo chất lượng công việc. Tất cả các nhân viên sau khi được phổ biến các quy định về bảo mật thông tin và nội quy của PXN đều thực hiện ký cam kết này.
5. Biểu mẫu Kế hoạch chất lượng và kết quả giám sát – Mã số XN-BM 5.1.1/05
Đây là biểu mẫu thể hiện kế hoạch chất lượng của PXN trong cả 1 năm. Chúng ta sẽ có các mục tiêu khác nhau. Trong mỗi mục tiêu sẽ là các hoạt động củ thể. Cần lưu ý các kết hoạch chất lượng này cần phải định lượng được. Tức là, phải có các con số cụ thể. Có như vậy cuối năm mới xác định được có đạt các mục tiêu đã đề ra. Trên đây là ví dụ 1 bản kế hoạch chất lượng của 1 PXN cụ thể. Với các PXN khác nhau hoặc các năm khác nhau thì mục tiêu có thể khác đi.
6. Biểu mẫu Biên bản họp nhân viên – Mã số BM-XN 5.1.1/06
Đây là biểu mẫu dùng để ghi chép nội dung các cuộc họp của PXN. Cái này chắc quen thuộc với các phòng nên chúng tôi không trình bày sâu.
Trên đây là hướng dẫn cách ghi chép các biểu mẫu của hồ sơ tổ chức quản lý qua các ví dụ cụ thể. Có những biểu mẫu là chung thì các phòng đều có thể áp dụng được, có những biểu mẫu thì các phòng có thể thay đổi nội dung cho phù hợp. Nhìn chung các biểu mẫu của hồ sơ này khá đơn giản.
Ngoài việc xây dựng các biểu mẫu, để hoàn thiện hồ sơ này cần 2 quyết định về Đề án vị trí việc làm và Cam kết đạo đức nghề nghiệp cùng 01 quy trình quản lý.
Các đơn vị đã và đang sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi nếu có khó khăn vướng mắc gì khác vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ cụ thể.
Với các đơn vị chưa sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi có thể liên hệ để được: Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 Bộ tài liệu gồm 5 cuốn sổ tay, 35 quy trình quản lý quy trình và khoảng 135 biểu mẫu biểu mẫu đáp ứng 169 tiêu chí theo QĐ 2429. Bộ tài liệu giúp các PXN nhanh chóng hoàn thiện hệ thống tài liệu QLCL của chính mình để đưa vào áp dụng. Ngoài ra chúng tôi cam kết sẽ hỗ trợ 24/24 trong suốt thời gian các PXN sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ.
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
