Quy trình tổ chức và trách nghiệm quản lý là quy trình đầu tiên của chương I : Tổ chức và quản trị phòng xét nghiệm theo quyết định 2429. Để xây dựng nội dung của quy trình tổ chức và trách nghiệm quản lý đầy đủ và chính xác nhất thì nội dung của quy trình cần đảm bảo 5 yêu cầu sau:
1. Tổ chức chung
– PXN cần xây dựng sơ đồ tổ chức thể hiện mối quan hệ của PXN với các phòng ban khác trong đơn vị.
– PXN cần có sơ đồ tổ chức nội bộ. Sơ đồ này thể hiện mối quan hệ giữa các chức danh trong PXN. Sơ đồ này thể hiện thông qua biểu mẫu ” Sơ đồ tổ chức”.
– PXN cần có phân quyền người thay thế khi các vị trí chức danh vắng mặt. Phân quyền người thay thế được quy định theo biểu mẫu “Thẩm quyền ký”.
– Tất cả các nhân viên phải đăng ký chữ ký sử dụng thông qua biểu mẫu “Bản đăng ký chữ ký”.
2. Quy phạm đạo đức
PXN cần quy định rõ các quy phạm đạo đức gồm đạo đức nghề nghiệp và bảo mật thông tin.
2.1. Đạo đức nghề nghiệp
– Lãnh đạo và nhân viên PXN tuân thủ quy định về y đức ban hành theo quyết định số 2088/BYT-QĐ ngày 6 tháng 11 năm 1996 của Bộ Trưởng Bộ Y tế.
– Lãnh đạo và nhân viên PXN đảm bảo không chịu bất kỳ áp lực về thương mại, tài chính và các áp lực khác ảnh hưởng tới chất lượng công việc đang thực hiện.
2.2. Bảo mật thông tin
– Những thông tin cần bảo mật bao gồm:
+ Thông tin cá nhân và kết quả xét nghiệm của khách hàng;
+ Hồ sơ sức khỏe hồ sơ đánh giá đào tạo/kiểm tra tay nghề của nhân viên;
+ Thông tin cần bảo mật theo quy định của Bệnh viện, nhà nước;
+ Không tiết lộ các thông tin mật trừ khi có yêu cầu của lãnh đạo PXN/Bệnh viện;
+ Chỉ trả kết quả trực tiếp cho khách hàng/người được ủy quyền/đơn vị quản lý;
– Trong trường hợp không thể trả kết quả trực tiếp cho khách hàng, PXN có thể gửi thông tin mật qua fax hay thư điện tử. Tuy nhiên, cần phải kiểm tra chính xác địa chỉ fax/thư điện tử trước khi gửi và gọi điện thoại cho người nhận để xác nhận họ đã nhận được bản fax/thư điện tử.
– Tất cả lãnh đạo, nhân viên phải đọc và hiểu rõ nội dung cam kết bảo mật thông tin trước khi ký cam kết và phải tuân thủ đúng nội dung đã cam kết.
3. Cam kết của lãnh đạo
– Cam kết của lãnh đạo về cung cấp cũng như duy trì hệ thống QLCL phải được thể hiện trong nội dung của Sổ tay chất lượng.
4. Chính sách, mục tiêu và kế hoạch chất lượng
– Lãnh đạo Bệnh viện xây dựng chính sách chất lượng thể hiện trong nội dung của Sổ tay chất lượng.
– Lãnh đạo PXN xây dựng mục tiêu chất lượng hằng năm.
– PXN cần xây dựng kế hoạch chất lượng để thực hiện các mục tiêu chất lượng đã đề ra.
5. Trao đổi thông tin
5.1 Trao đổi thông tin nội bộ
– Khi có quy định, chính sách, thông báo của Nhà nước/Bệnh viện thì Lãnh đạo PXN hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm tổ chức họp hoặc gửi thông tin qua email cho tất cả nhân viên để phổ biến các nội dung liên quan. Thư ký buổi họp sẽ ghi lại biên bản họp và gửi email biên bản họp tới nhân viên.
– Khi có sự thay đổi liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng, QLCL/QLKT sẽ phổ biến đến toàn bộ nhân viên thông qua họp giao ban hoặc email và lưu lại nội dung đã phổ biến.
– QLCL/QLKT ghi lại các ý kiến đóng góp của nhân viên thông qua buổi họp giao ban tuần, các đề xuất này sẽ được đánh giá và thực hiện nếu phù hợp, các kết quả thực hiện này sẽ được phản hồi lại cho nhân viên thông qua họp giao ban.
5.2. Trao đổi thông tin bên ngoài
– Trường hợp PXN có thay đổi về quy trình liên quan đến lấy mẫu, xét nghiệm và trả kết quả thì Lãnh đạo PXN/QLCL/QLKT có trách nhiệm thông báo những thay đổi này cho khách hàng bằng các hình thức công văn, email, điện thoại để cập nhật các thông tin thay đổi.
Trên đây là 5 yêu cầu chính cần có để xây dựng nội dung quy trình tổ chức và trách nghiệm quản lý. Tùy thuộc vào đặc thù của từng PXN mà có thể bổ sung thêm các nội dung cần thiết khác cho phù hợp với quy định của bệnh viện/cơ quan chủ quản.
Ngoài việc xây dựng quy trình, PXN cần xây dựng các biểu mẫu đi kèm để thực hiện các quy định tỏng quy trình.
Nếu PXN của bạn chưa xây dựng quy trình này hoặc hoặc xây dựng chưa đầy đủ cả nội dung và biểu mẫu liên quan hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Hiện chúng tôi đang “Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429“ với nội dung chi tiết đầy đủ cho 5 quyển sổ tay, 35 quy trình quản lý và khoảng 150 biểu mẫu biểu mẫu để các PXN tham khảo, áp dụng. Ngoài ra chúng tôi cam kết hỗ trợ vận hành 24/24 trong suốt thời gian các PXN sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi.
Mọi chi tiết xin liên hệ Công ty TNHH chất lượng xét nghiệm Y học (QLAB):
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
Facebook: fb.com/chatluongxetnghiem
