Có khi nào bạn tự hỏi quy định thời gian lưu hồ sơ hệ thống Quản lý chất lượng là bao nhiêu lâu không? Có quy định nào cho việc lưu hồ sơ này không?
Trước khi đi vào câu trả lời chúng ta hãy hiểu rõ khái niệm về hồ sơ và tài liệu
– Tài liệu (Documents): Có thể là mọi thông tin hoặc hướng dẫn bao gồm những công bố chính sách, các thủ tục, các hướng dẫn kỹ thuật, bảng hiệu chuẩn, khoảng tham chiếu sinh học và các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài như các quy định, tiêu chuẩn hoặc các quy trình xét nghiệm bao gồm cả bản điện tử.
– Hồ sơ (record): là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức.
Với một hệ thống QLCL sẽ có rất nhiều tài liệu, trong đó đặc biệt là các biểu mẫu. Hiểu 1 cách đơn giản là các biểu mẫu này khi còn là biểu mẫu trắng thì là tài liệu. Khi các biểu mẫu này đã được điền đầy đủ thông tin thì là hồ sơ.
Cũng giống như tài liệu, hồ sơ có cả dạng bản cứng và bản điện tử. Việc lưu trữ hồ sơ rất quan trọng. Việc này phải đáp ứng 2 yêu cầu:
- Lưu trữ khoa học để dễ dàng tìm lại khi cần thiết.
- Có thời gian lưu trữ đảm bảo theo quy định.
Quay lại câu hỏi ban đầu về quy định thời gian lưu hồ sơ hệ thống QLCL. Hiện nay bộ Y tế đã có quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn. Cụ thể tại thông tư số 53/2017/TT-BYT Thông tư quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Y tế. Thông tư này quy định về thời hạn lưu cho tất cả các loại hồ sơ, tại liệu trong mọi hoạt động của ngành y tế. Tuy nhiên chi tiết cho hồ sơ quản lý chất lượng xét nghiệm thì chưa có riêng mà vẫn áp dụng chung với hồ sơ quản lý chất lượng bệnh viện.
Theo thông tư này, thời hạn lưu một số hồ sơ, tài liệu của hệ thống QLCL xét nghiệm sẽ là:
1. Hồ sơ tiếp nhận mẫu bệnh phẩm: 20 năm
2. Hồ sơ quản lý chất lượng: 20 năm
3. Phiếu khảo sát sự hài lòng của người bệnh và nhân viên y tế: 5 năm
4. Hồ sơ tư vấn, quản lý xét nghiệm HIV: 50 năm
….
Để biết thêm chi tiết bạn đọc có thể tham khảo thông tư 53/2017/TT-BYT tại đây:
Việc tuân thủ các quy định trong thông tư này quan trọng, tránh các nguy cơ ảnh hưởng do thất lạc hồ sơ. Các hồ sơ có thể lưu dài hơn so với các quy định tại thông tư này, do điều kiện của từng đơn vị.
Để đảm bảo công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của PXN đúng theo quy định. Các PXN cần thiết lập hồ sơ kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ.
Nhằm hỗ trợ các PXN có thể nhanh chóng xây dựng được các hồ sơ hệ thống QLCL xét nghiệm, chúng tôi có “Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429“. Trong bộ tài liệu có sổ tay, quy trình và các biểu mẫu cũng như hướng dẫn để thực hiện Hệ thống QLCL. Ngoài ra trong quá trình sử dụng bộ tài liệu các PXN sẽ được chúng tôi hướng dẫn chi tiết cách áp dụng hệ thống tài liệu để thiết lập hệ thống hồ sơ. Nếu các PXN có nhu cầu sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp:
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 hoặc 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
