5 bước để thiết lập và theo dõi các chỉ số chất lượng xét nghiệm

Trong bài viết trước vềchỉ số chất lượng xét nghiệm. Chúng tôi đã giải thích về chỉ số chất lượng cũng như tầm quan trọng của nó trong hệ thống QLCL xét nghiệm. Trong bài viết này chúng tôi sẽ đi sâu vào hướng dẫn cách thiết lập và theo dõi các chỉ số chất lượng trong PXN.

Để thiếlập và theo dõi chỉ số chất lượng cần trải qua các bước như sau:

1. Lựa chọn các chỉ số cần theo dõi:

Có rất nhiều chỉ số chất lượng cần theo dõi trong mỗi PXN. Tuy nhiên trong cùng 1 thời điểm PXN chỉ nên theo dõi khoảng 3-4 chỉ số chất lượng. Nên lựa chọn các chỉ số sao cho theo dõi được cả 3 giai đoạn trước, trong, và sau xét nghiệm.

Ban lãnh đạo khoa và nhân viên QLCL sẽ xem xét toàn bộ tiến trình công việc để xác định và chọn lựa các chỉ số chất lượng cần theo dõi. Quá trình đánh giá sẽ xác định các vấn đề PXN đang thường xuyên gặp phải. Từ đó lựa chọn để theo dõi.

Ví dụ: PXN thường xuyên gặp tình trạng các mẫu xét nghiệm không đạt do vỡ hồng cầu, do lấy sai loại chống đông, sai tỉ lệ chống đông, sai sót thông tin hành chính… Do vậy cần đưa chỉ số Tỉ lệ mẫu không đạt (mẫu bị từ chối) vào theo dõi.

2. Xây dựng kế hoạch theo dõi các chỉ sốchất lượng

QLCL xây dựng các tiêu chí để theo dõi cho từng chỉ số chất lượng cụ thể. Đặt ra mục tiêu/ ngưỡng của mỗi chỉ số. Tần suất theo dõi, phương pháp thu thập số liệu, phương pháp tính toán số liệu…

Dưới đây là 1 ví dụ về bảng kế hoạch theo dõi chỉ số “Tỉ lệ mẫu xét nghiệm không đạt” mà PXN có thể áp dụng để theo dõi.

3. Phân công nhân viên có nhiệm vụ thu thập dữ liệu của mỗi chỉ số chất lượng.

Sau khi đã thiết lập kế hoạch, PXN phân công cán bộ phụ trách theo dõi chỉ số chất lượng. Cán bộ phụ trách phối hợp cùng QLCL để xây dựng các công cụ hỗ trợ cho quá trình theo dõi như các biểu mẫu, sổ, các bảng biểu, các phiếu khảo sát…

Ví dụ với chỉ số “Tỉ lệ mẫu xét nghiệm không đạt” ở trên PXN cần xây dựng 1 cuốn sổ để theo dõi các mẫu này. Trong đó ghi rõ: Loại mẫu bị từ chối, lý do từ chối mẫu (sai thông tin hành chính, vỡ hồng cầu, sai chống đông…), đơn vị bị từ chối mẫu, người lấy mẫu bị từ chối… 

4. Nhân viên được phân công định kỳ thu thập, xem xét các chỉ số chất lượng và thông báo kết quả cho toàn thể nhân viên.

Định kỳ theo kế hoạch của chỉ số chất lượng nhân viên được phân công sẽ thu thập và xử lý số liệu để báo cáo kết quả. Thông thường sẽ theo dõi hàng ngày, báo cáo hàng tháng. Việc báo cáo sẽ được thực hiện trong cuộc họp về chất lượng hàng tháng của khoa. Có thể tạo bảng lớn trong khoa để ghi kết quả theo dõi chỉ số chất lượng.

Trong ví dụ Tỉ lệ mẫu xét nghiệm không đạt ở trên thì sau mỗi ngày nhân viên sẽ tổng kết tổng số mẫu xét nghiệm trong ngày, tổng số mẫu bị từ chối, có thể chi tiết tỉ lệ cho từng lý do từ chối. Sau đó hàng tuần hoặc hàng tháng nhân viên này sẽ tập hợp số liệu, thiết lập các bảng tính, biểu đồ để phân tích và báo cáo. 

5. Đưa ra các giải pháp sau theo dõi chỉ số chất lượng.

Sau một quá trình theo dõi chỉ số chất lượng, có kết quả và được đánh giá thì có 2 trường hợp xảy ra:

– Trong trường hợp chỉ số không đạt ngưỡng/mục tiêu cần tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất hành động khắc phục. Thực hiện các hoạt động cải tiến dựa trên kết quả của chỉ số chất lượng đã theo dõi.

– Thay đổi chỉ số chất lượng khác cần theo dõi nếu như kết quả cho thấy mục đích yêu cầu đã đạt được một cách bền vững.

Trên đây là hướng dẫn 5 bước để các phòng xét nghiệm có thể thực hiện theo dõi chỉ số chất lượng của mình.  PXN của bạn có đang theo dõi các chỉ số chất lượng không? Các bạn có gặp khó khăn gì không? Hãy chia sẻ với chúng tôi về kinh nghiệm cũng như khó khăn mà các bạn đang gặp phải.

Hiện tại chúng tôi có  “Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429“. Trong bộ tài liệu đã có quy trình về theo dõi chỉ số chất lượng cũng như các biểu mẫu để thực hiện theo dõi chỉ số chất lượng. Nếu các PXN có nhu cầu sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp:

Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 hoặc 0978.336.115.

Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.

Email: chatluongxetnghiem@gmail.com