Hướng dẫn viết SOP quản lý trong xét nghiệm

Hướng dẫn viết SOP quản lý trong xét nghiệm
4 (80%) 1 vote

Tiếp theo bài viết hôm trước về hướng dẫn viết SOP kỹ thuật hôm nay mình xin chia sẻ tiếp hướng dẫn để viết SOP về quản lý trong xét nghiệm. Trong xét nghiệm có rất nhiều SOP về quản lý mà các bạn cần xây dựng như: SOP hướng dẫn biên soạn quy trình thực hành chuẩn, SOP kiểm soát tài liệu, SOP kiểm soát hồ sơ, SOP về quản lý nhân sự, SOP đánh gái tay nghề nhân viên, SOP quản lý trang thiết bị, SOP quản lý sinh phẩm và vật tư tiêu hao, SOP quản lý sự không phù hợp, SOP đánh giá sự hài lòng của khách hàng, SOP giải quyết khiếu nại, SOP lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp, SOP bảo mật thông tin, SOP đánh giá nội bộ, SOP hành động khắc phục phòng ngừa…

Với một SOP về quản lý đòi hỏi cần tối thiểu 8 nội dung chính sau:

– Mục đích;

– Phạm vi áp dụng;

– Trách nhiệm;

– Định nghĩa, thuật ngữ và chữ viết tắt;

– Nội dung thực hiện

– Lưu trữ hồ sơ;

– Tài liệu liên quan;

– Tài liệu tham khảo

Bây giờ chúng ta sẽ đi vào từng nội dung một:

1. Mục đích

SOP này hướng dẫn hoặc mô tả cách thực hiện một công việc nào đó trong phòng xét nghiệm. Ví dụ như cách quản lý hồ sơ, cách quản lý tài liệu, cách đánh giá tay nghề nhân viên… Một ví dụ cụ thể khi bạn muốn viết một SOP về quản lý trang thiết bị thì phần mục đích bạn có thể viết như sau:

Quy trình thao tác chuẩn (SOP) này hướng dẫn cách quản lý các trang thiết bị trong phòng xét nghiệm.

2. Phạm vi áp dụng

SOP này sau khi được bạn hành sẽ được áp dụng ở đâu, vào thời điểm nào. Ví dụ vẫn là SOP trên thì phần này bạn sẽ viết như sau:

Quy trình thao tác chuấn (SOP) này được áp dụng tại khoa Xét nghiệm – Bệnh viện XXX khi sử dụng và vận hành các trang thiết bị.

3. Trách nhiệm

Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện SOP và cán bộ quản lý giám sát sự tuân thủ SOP.

Ví dụ:

Tất cả các nhân viên xét nghiệm khi vận hành các thiết bị phải tuân thủ đúng quy trình thao tác chuẩn (SOP).

Cán bộ quản lý chất lượng chịu trách nhiệm giám sát việc tuân thủ quy trình thao tác chuẩn (SOP) này.

Trường khoa có trách nhiệm quản lý chung về trang thiết bị.

4. Định nghĩa, thuật ngữ và chữ viết tắt

  • Nêu định nghĩa hoặc thuật ngữ (nếu cần)
  • Diễn giải tất cả các chữ viết tắt được dùng trong SOP theo thứ tự chữ cái từ A đến Z

Ví dụ:

– Định nghĩa: Trang thiết bị là các dụng cụ, máy móc phục vụ cho công tác xét nghiệm.

– Chữ viết tắt: DCTH là dụng cụ tiêu hao…

5. Nội dung thực hiện

Nêu quy định cụ thể cho từng nội dung mà yêu cầu cần phải quản lý

Ví dụ:

– Thiết bị cần kiểm soát:

+ Danh sách thiết bị: Xây dựng một danh sách các thiết bị cần kiểm soát…

+ Hồ sơ của từng loại thiết bị: Nguồn gốc, đặc tính kỹ thuật…

+ Có kế hoạch kiểm tra, bảo trì: Xây dựng kế hoạch kiểm tra và bảo trì cho từng thiết bị dựa trên đặc tính kỹ thuật hoặc yêu cầu cảu nhà sản xuất…

+ Có quy trình vận hành thiết bị: Xây dựng quy trình vận hành cho từng thiết bị dựa trên hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất.

+ Có nhãn nhận diện thiết bị: Các thiết bị cần được dán nhãn nhận diện. Trên nhãn cần có các thông tin như Tên thiết bị, mã số, hãng sản xuất, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng. đặc tính kỹ thuật chính…

+ Có nhật ký vận hành thiết bị: Mỗi thiết bị cần có một sổ để ghi chép việc vận hành…………

6. Lưu trữ hồ sơ

Phần này nằm trong hồ sơ nào? Và phải ghi chép các biểu mẫu nào?

Ví dụ:

– Biểu mẫu danh sách thiết bị: QTQL 04 BM01

– Biểu mẫu Kế hoạch hiệu chuẩn, bảo trì và kiểm tra thiết bị: QTQL 04 BM02…

7. Tài liệu liên quan

Liệt kê các SOP và biểu mẫu liên quan bao gồm cả mã tài liệu.

Ví dụ: Quy trình quản lý hồ sơ. Mã tài liệu: QTQL-02

8. Tài liệu tham khảo

Nêu các tiêu chuẩn đã tham khảo để áp dụng các biện pháp quản lý. Có thể là các quy định, tiêu chuẩn trong nước hoặc quốc tế. Tài liệu Việt Nam viết trước, tài liệu nước ngoài viết sau.

Ví dụ: Tiêu chuẩn Quốc gia, 2014, Phòng thí nghiệm Y tế – Yêu cầu về Chất lượng và năng lực (TCVN ISO 15189:2014 – ISO 15189:2012), Hà Nội.

Trên đây mình đã trình bày những nội dung cơ bản nhất để các bạn viết SOP về quản lý trong xét nghiệm. Tùy thuộc vào từng loại quản lý mà các bạn cần viết để đưa ra nội dung phù hợp nhất. Nếu các bạn thấy hay hãy chia sẻ bài viết này. Đề nghị ghi rõ nguồn chatluongxetnghiem.com khi đăng tải lại nội dung bài viết này.