Trang chủ Dịch vụ tư vấn Hướng dẫn thực hiện về Trao đổi thông tin của phòng xét nghiệm

Hướng dẫn thực hiện về Trao đổi thông tin của phòng xét nghiệm

18 min read
0
0
408
Trao-doi-thong-tin-pxn

Trao đổi thông tin và yêu cầu quan trọng đối với hoạt động của PXN nói chung và hoạt động của hệ thống QLCL xét nghiệm nói riêng. Quá trình trao đổi thông tin bao gồm trao đổi thông tin nội bộ và trao đổi thông tin bên ngoài. Nếu quá trình này được thiết lập và duy trì hiệu quả sẽ đảm bảo hiệu quả hoạt động của PXN cũng như hoạt động QLCL.

Để giúp các PXN có thể xây dựng và duy trì được quá trình trao đổi thông tin hiệu quả. Chúng tôi có một vài gợi ý cho việc thiết lập hệ thống trao đổi thông tin như sau:

1. Trao đổi thông tin nội bộ

1.1. Hình thức, nội dung trao đổi thông tin

– Lãnh đạo PXN xác định các hình thức trao đổi thông tin để đảm bảo tất cả nhân viên trong khoa hiểu và áp dụng theo yêu cầu của Hệ thống QLCL.

– Các hình thức trao đổi thông tin có thể được áp dụng như sau:

+ Họp định kỳ hàng tháng (Tổ QLCL)

+ Giao ban khoa hàng tuần

+ Họp xem xét lãnh đạo

+ Công bố trên bản tin tức, thông báo nội bộ

+ Các cuộc họp không định kỳ hoặc khi có yêu cầu.

+ Trao đổi trực tiếp

+ Trao đổi qua email.

+ Mạng xã hội: facebook, viber, zalo,…

– Trong các buổi giao ban khoa hàng tuần, nhân viên báo cáo cho lãnh đạo các nội dung sau:

+ Số liệu XN thực hiện trong tuần;

+ Tình trạng hoạt động của thiết bị PXN;

+ Một số hoạt động đặc biệt có liên quan đến PXN;

+ Kết quả một số XN đặc biệt và XN mới triển khai;

+ Các yêu cầu tư vấn hoặc phàn nàn (khiếu nại của khách hàng);

+ Thay đổi nhân sự đột xuất nếu có;

+ Khó khăn PXN gặp phải, đề xuất sự hỗ trợ của lãnh đạo khoa hoặc lãnh đạo bệnh viện;

+ Thư từ, thông báo, công văn từ nơi khác chuyển đến (nếu có).

1.2. Báo cáo thông tin

– Mọi nhân viên khi tiếp nhận nguồn thông tin đến trực tiếp qua thư báo, điện thoại, điện tử….phải nhanh chóng báo cáo cho Lãnh đạo PXN hoặc QLCL và ghi vào “Sổ theo dõi công văn đến”.

– Mọi sự cố trong phòng xét nghiệm phải báo cáo nhanh chóng cho Lãnh đạo PXN, QLCL, KTV trưởng. Trong trường hợp Lãnh đạo PXN đi vắng, QLCL hoặc KTV trưởng có thể báo cáo trực tiếp cho Lãnh đạo bệnh viện.

– Các thông tin không thuộc thẩm quyền và trong phạm vi của PXN: Lãnh đạo PXN và những cá nhân được phân công phải báo cáo lãnh đạo bệnh viện.

2. Trao đổi thông tin bên ngoài

2.1. Hình thức tiếp nhận và phản hồi

– Trực tiếp: nhân viên PXN khi gặp khách hàng có nhu cầu trao đổi thông tin cần đánh giá nội dung, tính chất thông tin, phạm vi cho phép để có thể tiếp nhận thông tin hoặc báo cáo cho Lãnh đạo PXN trực tiếp trao đổi.

– Điện thoại:

+  Qua số điện thoại đường dây nóng của bệnh viện được công bố tại các điểm khám chữa bệnh, khu xét nghiệm trong bệnh viện.

+ Các nhân viên trong bệnh viện có thể trao đổi qua số điện thoại của Lãnh đạo PXN, hành chính trưởng được công bố trong cuốn Danh bạ điện thoại của bệnh viện.

– Sử dụng hệ thống loa phóng thanh của bệnh viện đối với các thông tin cần phổ biến nhanh, không đòi hỏi bảo mật và tình huống khẩn cấp.

– Hòm thư góp ý: được bố trí tại khu vực xét nghiệm do PXN quản lý. Một lần/ngày, PXN phải bố trí nhân viên mở hòm thư để tiếp nhận và xử trí kịp thời. Nhân viên khi tiếp nhận thư, văn bản phải nhanh chóng chuyển đến lãnh đạo PXN. Lãnh đạo PXN cần tiếp nhận và đảm bảo tính bảo mật.

– Hòm thư điện tử: PXN cần công bố hòm thư điện tử của riêng khoa mình để khách hàng được biết. Lãnh đạo PXN, QLCL, KTV trưởng của PXN sẽ là người nắm mật khẩu (password) và kiểm tra nội dung 1 lần/ngày.

2.2. Thông báo, phản hồi thông tin cho khách hàng

– Mọi nhân viên PXN có thể thực hiện các hình thức trao đổi, phản hồi trong phạm vi quyền hạn của mình và phải căn cứ vào tính chất thông tin (mật hay không mật, công khai hay không công khai, khẩn cấp hay có trì hoãn, được phép hay không….).

– Mọi vấn đề phải được báo cáo lên lãnh đạo thuộc quyền theo phân cấp.

– Những nội dung thuộc phạm vi giải quyết của Lãnh đạo PXN thì có thể trực tiếp phản hồi, trao đổi hoặc phân công người thực hiện.

Để hỗ trợ các PXN có thể nhanh chóng xây dựng được quy trình, biểu mẫu về Trao đổi thông tin cũng như các tiêu chí, yêu cầu khác theo quyết định 2429 và ISO 15189. Chúng tôi có cung cấp 2 bộ tài liệu để các PXN xây dựng hệ thống QLCL là: Bộ tài liệu QLCL theo quyết định 2429Bộ tài liệu theo ISO 15189:2012. Cả hai bộ tài liệu đều là công cụ đắc lực giúp các PXN nhanh chóng, thuận tiện trong quá trình thiết lập và duy trì hệ thống QLCL xét nghiệm.

Không chỉ đơn thuần cung cấp bộ tài liệu. Chúng tôi cam kết hỗ trợ các PXN sử dụng bộ tài liệu liên tục 24/24 qua hình thức Online trong suốt quá trình sử dụng. Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ đào tạo tận nơi và hỗ trợ trọn gói đến khi PXN đánh giá công nhận. Cụ thể các gói này chúng tôi giới thiệu chi tiết ở đây hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ: 

Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.

Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.

Email: chatluongxetnghiem@gmail.com

Xin trân trọng cảm ơn sự tin tưởng và đồng hành của các PXN với chúng tôi trong suốt thời gian qua.

Xem thêm các bài viết tương tự
Xem thêm với tuyenlab
Xem thêm trong Dịch vụ tư vấn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.

Bài viết đề xuất

Hướng dẫn ghi biểu mẫu của hồ sơ “Tạm dừng trả kết quả” theo 2429

5 / 5 ( 1 bình chọn ) Tiêu chí 8.6 trong quyết định 2429 có quy định: ” PXN xây dựng…