Xem xét của lãnh đạo là một nội dung quan trọng của hệ thống QLCL. Nó giúp đánh giá hoạt động của phòng xét nghiệm trong việc áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng. Đây cũng là một nội dung bắt buộc trong quyết định 2429/QĐ-BYT về tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét nghiệm Y học cũng như Tiêu chuẩn ISO 15189:2012.
Để giúp các PXN thực hiện tốt bộ hồ sơ về xem xét của lãnh đạo. Chúng tôi xin chia sẻ và hướng dẫn những nội dung cần được báo cáo, thảo luận trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
1. Tần xuất thực hiện xem xét của lãnh đạo?
Thông thường cuộc họp xem xét của lãnh cần được thực hiện 1 năm/1 lần. Tuy nhiên với những PXN mới triển khai hệ thống QLCL thì tần xuất có thể dầy hơn. Với các PXN thực hiện xem xét 1 lần/1 năm thì cuộc họp cần giải quyết tất cả các khía cạnh của hệ thống QLCL. Với những PXN thực hiện xem xét nhiều lần/1 năm thì mỗi lần có thể tập chung vào một số khía cạnh nhất định nhưng vẫn đảm bảo trong 1 năm thì tất cả các khía cạnh đều được xem xét.
2. Thành phần tham dự cuộc họp xem xét của lãnh đạo?
Thông thường thành phần tham dự cuộc họp xem xét của lãnh đạo bao gồm: Đại diện lãnh đạo Bệnh viện, Phòng QLCL bệnh viện (nếu có), Lãnh đạo Khoa, QLCL, QLKT, KTV trưởng, các nhân viên PXN và một số phòng ban liên quan khác (nếu cần).
Trong đó QLCL của PXN hoặc Trưởng phòng QLCL bệnh viện là người chủ trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo.
3. Các nội dung cần được báo cáo, thảo luận trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo?
- Kết quả xem xét yêu cầu của khách hàng, sự phù hợp của quy trình và các yêu cầu lấy mẫu bệnh phẩm;
- Thông tin phản hồi từ khách hàng: xem xét dịch vụ có đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu của người sử dụng hay không.
- Đề xuất của nhân viên: Xem xét các đề xuất của nhân viên PXN về hoạt động chung của PXN cũng như hệ thống QLCL mà PXN đang áp dụng.
- Kết quả đánh giá nội bộ: Xem xét việc đánh giá nội bộ có được thực hiện theo đúng kế hoạch, hệ thống QLCL có được thực hiện và duy trì theo đúng yêu cầu.
- Quản lý rủi ro: xem xét hồ sơ quản lý rủi ro của quá trình thực hiện trước/trong/sau xét nghiệm để từ đó đề xuất các hành động phòng ngừa và cải tiến.
- Kết quả giám sát các chỉ số chất lượng: xem xét các chỉ số chất lượng trong quá trình giám sát định kỳ và nêu ra các đề xuất cải tiến chất lượng (nếu có);
- Kết quả đánh giá từ bên ngoài: xem xét báo cáo sự phù hợp hoặc không phù hợp của các kết quả thực hiện đánh giá từ bên ngoài và các hành động khắc phục kèm theo. Đánh giá bên ngoài có thể do Tổ chức công nhận ISO hoặc cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện.
- Kết quả tham gia so sánh liên phòng/Ngoại kiểm: xem xét báo cáo sự phù hợp hoặc không phù hợp của các kết quả thực hiện so sánh liên phòng/ngoại kiểm và các hành động khắc phục kèm theo;
- Theo dõi và giải quyết khiếu nại, phàn nàn của khách hàng: xem xét các khiếu nại, phàn nàn của khách hàng đã được giải quyết thỏa đáng hay chưa;
- Hoạt động của các nhà cung cấp: xem xét kết quả đánh giá các nhà cung cấp, trên cơ sở đó đưa ra lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp cho giai đoạn tiếp theo;
- Kiểm soát sự không phù hợp: xem xét báo cáo về sự không phù hợp và hành động khắc phục phòng ngừa;
- Hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến liên tục: xem xét các báo cáo về kết quả thực hiện và hiệu lực của hành động khắc phục cho sự không phù hợp; các hiệu lực của hành động phòng ngừa được thực hiện; hiệu lực của hành động cải tiến liên tục đã được đưa ra trong kế hoạch;
- Kết quả của cuộc họp xem xét lãnh đạo lần trước: đánh giá các công việc đã được thực hiện theo kết quả của cuộc họp xem xét lãnh đạo lần trước;
- Các thay đổi về phạm vi và khối lượng công việc, nhân sự hay cơ sở vật chất có thể ảnh hưởng tới hệ thống quản lý chất lượng: nắm bắt được tình hình và có kế hoạch cụ thể về nhân sự và cơ sở vật chất nếu có thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống quản lý chất lượng;
- Các khuyến nghị, đề xuất cải tiến chất lượng.
Ngoài các nội dung trên PXN có thể báo cáo thêm một số nội dung như: Kết quả thực hiện chuyên môn (số bệnh nhân/ số xét nghiệm đã thực hiện); kết quả đào tạo liên tục; các tồn tại, khó khăn của PXN; các định hướng, chiến lược phát triển trong thời gian tới….
Trên đây là một số nội dung cần được báo cáo, thảo luận trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Sau khi báo cáo, thảo luận và đưa ra các kết luận của lãnh đạo về hoạt động của PXN. QLCL cần ghi chép, tổng hợp lại để tạo thành biên bản xem xét của lãnh đạo và lưu hồ sơ.
Hiện tại chúng tôi có “Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429“. Trong bộ tài liệu có quy trình và các biểu mẫu cũng như hướng dẫn để thực hiện Hồ sơ xem xét của lãnh đạo. Nếu các PXN có nhu cầu sử dụng bộ tài liệu này của chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp:
Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 hoặc 0978.336.115.
Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
