Hướng dẫn chi tiết sử dụng bộ tài liệu hỗ trợ xây dựng hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429

5/5 - (4 bình chọn)

I. GIỚI THIỆU

1. Giới thiệu chung

Quyết định số 2429/QĐ-BYT – Tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét nghiệm Y học được bộ Y tế ban hành ngày 12/6/2017. Đây là được coi là bộ tiêu chuẩn của Việt Nam về QLCL cho các phòng xét nghiệm. Nội dung được xây dựng dựa trên 12 thành tố về QLCL của WHO và một số yêu cầu theo ISO 15189. Hiện nay, tất cả các phòng xét nghiệm từ tuyến tư nhân đến tuyến trung ương đều phải áp dụng bộ tiêu chí này.

Để hỗ trợ các PXN triển khai xây dựng hệ thống QLCL theo quyết định 2429/QĐ-BYT, chúng tôi cung cấp bộ tài liệu QLCL bao gồm: 5 cuốn sổ tay, 35 quy trình quản lý và 150 biểu mẫu. Trong đó, các sổ tay, quy trình đã có sẵn nội dung chi tiết; các biểu mẫu đã có sẵn khung mẫu, PXN chỉ cần điền nội dung thực tế theo khung mẫu để hoàn thiện hồ sơ.

            Bộ tài liệu được chia thành 12 chương tương ứng với 12 thành tố của hệ thống QLCL cụ thể như sau:

            + Chương I: Tổ chức quản lý

            + Chương II: Tài liệu và hồ sơ

            + Chương III: Quản lý nhân sự

            + Chương IV: Dịch vụ khách hàng

            + Chương V: Quản lý trang thiết bị

            + Chương VI: Đánh giá nội bộ

            + Chương VII: Quản lý mua sắm thiết bị, vật tư, hóa chất

            + Chương VIII: Quản lý quá trình xét nghiệm

            + Chương IX: Quản lý thông tin

            + Chương X: Sự không phù hợp, HĐKP, HĐPN

            + Chương XI: Cải tiến liên tục

            + Chương XII: Cơ sở vật chất và an toàn

2. Các tiêu chuẩn đáp ứng

  1. Thông tư 01/2013/TT-BYT hướng dẫn thực hiện quản lý chất lượng xét nghiệm tại cơ sở khám, chữa bệnh do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành.
  2. Quyết định 6858/QĐ-BYT năm 2016 về Bộ tiêu chí chất lượng bệnh viện Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành.
  3. Quyết định 2429/QĐ-BYT năm 2017 Tiêu chí đánh giá mức chất lượng phòng xét nghiệm y học do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành.
  4. Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 15189:2014(ISO 15189:2012) về Phòng thí nghiệm y tế – Yêu cầu về chất lượng và năng lực.

3. Thư mục tổng của bộ tài liệu

Hình 1: Thư mục tổng của bộ tài liệu

– Thư mục tổng bao gồm:

+ Thư mục từ 1-12: Quy trình, biểu mẫu 12 chương của bộ tiêu chí.

+ Thư mục “A. Các loại sổ tay”: Bao gồm 5 cuốn sổ tay.

+ Thư mục “B. Mẫu quy trình kỹ thuật và hướng dẫn công việc”: Bao gồm các quy trình kỹ thuật, quy trình xét nghiệm mẫu, các hướng dẫn công việc, hướng dẫn an toàn.

+ Thư mục “C. Danh mục hồ sơ”: Danh mục để sắp xếp nội dung cho các cặp hồ sơ quản lý, các hồ sơ trang thiết bị. Ngoài ra cũng có sẵn các mẫu gáy cho các cặp hồ sơ.

+ Thư mục “D. Danh mục checklis công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng”: Liệt kê các công việc phải làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, khi cần.

+ Thư mục “E. Thông tư, nghị định BYT, Chính phủ”: Các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Bộ Y tế về QLCL.

+ Thư mục “F. Hướng dẫn thực hiện và đánh giá 2429”: Bao gồm các hướng dẫn để thực hiện và chấm điểm 2429.

+ File “[Quang trọng] DANH MỤC BẢNG MÃ TÀI LIỆU THEO 2429”: Đây là file chứa tất cả tên, mã của hệ thống tài liệu.

+ File “Văn phòng phẩm cần mua”: Liệt kê các văn phòng phẩm các PXN cần mua để thực hiện thiết lập và vận hành hệ thống hồ sơ QLCL.

4. Các thư mục nhỏ của 12 chương từ 1-12.

Hình 2: Ví dụ thư mục “1. Chương I Tổ chức quản lý”

Tùy theo nội dung của từng chương mà trong các thư mục nhỏ này sẽ có thể bao gồm các thư mục nhỏ hơn. Mỗi thư mục nhỏ sẽ là một bộ hồ sơ mà PXN cần xây dựng. Ví dụ: Thư mục “1. Chương I Tổ chức quản lý” sẽ bao gồm 3 thư mục nhỏ là: “5.1.1 Tổ chức và trách nhiệm quản lý”; “5.1.2 Chỉ số chất lượng”; “5.1.3 Xem xét của lãnh đạo”. Đây chính là 3 bộ hồ sơ mà PXN cần thiết lập và vận hành.

Hình 3: Thư mục nhỏ “5.1.1 Tổ chức và trách nhiệm quản lý”

Trong mỗi thư mục nhỏ (ví dụ “5.1.1 Tổ chức và trách nhiệm quản lý”) sẽ bao gồm các nội dung:

– 01 Quy trình tương ứng để quy định cách quản lý, vận hành bộ hồ sơ. Quy trình này đã có đầy đủ nội dung, đáp ứng yêu cầu của 2429.

Hình 4: Ví dụ về 1 quy trình

– 01 Thư mục “Biểu mẫu gốc”: Bên trong thư mục sẽ bao gồm các biểu mẫu gốc (chưa điền nội dung) đi kèm quy trình để đáp ứng các yêu cầu quy định trong quy trình.

Hình 5: Ví dụ về 1 thư mục biểu mẫu gốc

Hình 6: Ví dụ về 1 biểu mẫu gốc

– 01 thư mục “Biểu mẫu có nội dung (tham khảo)”: Bên trong sẽ bao gồm các biểu mẫu mà chúng tôi đưa sẵn các nội dung làm ví dụ minh họa.

Hình 7: Ví dụ về 1 biểu mẫu có nội dung

5. Các thư mục khác

Các thư mục khác từ A-F sẽ bao gồm các nội dung tương ứng. Ví dụ thư mục “A.Các loại sổ tay” sẽ bao gồm 5 loại sổ tay:

Hình 8: Nội dung có trong thư mục “A.Các loại Sổ tay”

II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Bước 1: Mã hóa hệ thống tài liệu

Hiện tất cả các sổ tay, quy trình, biểu mẫu đã được mã hóa sẵn bằng 1 hệ thống mã duy nhất cho từng tài liệu. Chi tiết trong file: “[Quang trọng] DANH MỤC BẢNG MÃ TÀI LIỆU THEO 2429”

Hình 9: Nội dung file “[Quang trọng] DANH MỤC BẢNG MÃ TÀI LIỆU THEO 2429”

Trong đó cách đặt mã như sau:

– Sổ tay: Mã XN-VIẾT TẮT TÊN SỔ TAY, ví dụ Sổ tay chất lượng có mã là XN-STCL

– Quy trình: Mã XN-QTQL 5.x.y. Trong đó

+ 5. là số thứ tự của mục trong sổ tay chất lượng.

+ x. là số thứ tự của chương mà quy trình thuộc về, x từ 1-12.

+ y. là số thứ tự của quy trình trong từng chương. Một chương có thể gồm nhiều quy trình. Ví dụ chương 1 Tổ chức quản lý bao gồm 3 quy trình thì mã của 3 quy trình sẽ lần lượt là: XN-QTQL 5.1.1; XN-QTQL 5.1.2; XN-QTQL 5.1.3.

– Biểu mẫu: Mã của biểu mẫu sẽ có dạng XN-BM 5.x.y/zz, trong đó:

+ XN-BM là viết tắt của biểu mẫu

+ 5.x.y là số thứ tự của quy trình chứa biểu mẫu này.

+ zz là số thứ tự của biểu mẫu. Một quy trình thường bao gồm nhiều biểu mẫu nên mã sẽ được đánh từ 01-> hết. Ví dụ biểu mẫu sơ đồ tổ chức là biểu mẫu đầu tiên thuộc quy trình 5.1.1 thì mã biểu mẫu sẽ là “XN-BM 5.1.1/01”.

Đây là cách đánh mã số Sổ tay, Quy trình, Biểu mẫu mà chúng tôi đặt sẵn. Tất cả các mã số này đã được đưa vào nội dung trong các sổ tay, quy trình. Nó tạo lên 1 mạng lưới liên kết nội dung thống nhất trong các tài liệu.

PXN có hoàn toàn có thể thay đổi cách mã hóa (nếu muốn). Có một số cách mã hóa đơn giản, ngắn gọn hơn như quy định mỗi quy trình 1 số từ 1-> hết. Ví dụ QTQL 01, QTQL 02…, BM01.1, BM02.4 trong đó QTQL là viết tắt của quy trình quản lý, 01, 02 là số thứ tự của quy trình, BM01.1 là viết tắt của biểu mẫu số 1 thuộc quy trình QTQL 01, BM02.4 là biểu mẫu số 4 thuộc quy trình QTQL 02. Cách mã hóa này đơn giản, tuy nhiên hạn chế là khi nhìn vào mã quy trình, biểu mẫu sẽ không biết quy trình, biểu mẫu đó thuộc chương bao nhiêu của 2429.

Lưu ý: Nếu PXN thay đổi cách đánh mã thì phải quy định lại cách đánh mã mới trong “Quy trình kiểm soát tài liệu” đồng thời phải thay toàn bộ mã được viện dẫn trong các quy trình, sổ tay hiện tại.

2. Bước 2: Chỉnh sửa nội dung trong các tài liệu

– Do nội dung trong các sổ tay, quy trình chúng tôi đã xây dựng sẵn chỉ phù hợp cho phần lớn các PXN mà không thể phù hợp cho tất cả các PXN, các Bệnh viện nên các PXN cần chỉnh sửa lại cho phù hợp thực tế. Ví dụ chúng tôi đang xây dựng Sổ tay dịch vụ khách hàng cho 1 PXN chung (gồm Hóa sinh, Huyết học, Vi sinh…), nhưng nếu PXN của bạn là PXN chuyên khoa Hóa sinh thì bạn cần bỏ các nội dung liên quan đến lĩnh vực Huyết học, vi sinh.

– PXN sẽ phân công các nhân viên đọc lại các sổ tay, quy trình chúng tôi cung cấp, căn cứ trên hoạt động thực tế của PXN, của Bệnh viện để chỉnh sửa một hoặc vài nội dung cho khớp với thực tế. Có như vậy quy trình mới phù hợp và đúng là của PXN.

            Lưu ý: Khi chỉnh sửa nội dung của sổ tay, quy trình ngoài việc viết lại cho đúng thực tế thì phải xem xét những nội dung đã chỉnh sửa đó có đảm bảo đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn không. Bạn không thể làm sai sau đó áp dụng cái sai vào trong quy trình. Do vậy, khi chỉnh sửa nội dung cần giao cho những nhân sự có kinh nghiệm, kiến thức cả chuyên môn và QLCL để đảm bảo không làm sai quy định đi.

3. Bước 3: Ban hành tài liệu

– Sau khi các tài liệu được xây dựng xong, PXN nên chọn ấn định 1 ngày để ban hành toàn bộ hệ thống tài liệu này. Thông thường ngày ban hành sẽ là ngày tài liệu có hiệu lực và trùng với ngày ký “Phê duyệt tài liệu”.

– Để thuận tiện, PXN sẽ xác định trước ngày tài liệu sẽ được ban hành để đưa sẵn ngày này trong mục “Ngày ban hành” của chính các tài liệu (đánh trước ngày dự kiến này vào các tài liệu).

4. Bước 4: Thiết lập bộ hồ sơ

– Căn cứ số lượng cũng như tên của các quy trình để thiết lập các cặp hồ sơ tương ứng. Hiện có 35 quy trình quản lý như vậy cần thiết lập ít nhất 35 cặp hồ sơ quản lý, ngoài ra còn các cặp hồ sơ khác như: Hồ sơ cho từng cá nhân, hồ sơ cho từng thiết bị,…

– PXN có thể mua các cặp còng 5cm để lưu hồ sơ (chi tiết xem trong đề xuất “Văn phòng phầm cần mua”).

– Với mỗi cặp hồ sơ cần tạo các gáy để phân biệt, quy định về cách thiết kế gáy hồ sơ tham khảo trong “Quy trình quản lý hồ sơ”, ngoài ra chúng tôi cũng đã thiết kế sẵn các gáy hồ sơ này, PXN xem trong thư mục “C.Danh mục hồ sơ” của bộ tài liệu để lấy các gáy sẵn.

– Nội dung trong mỗi bộ hồ sơ thông thường bao gồm các thành phần sau:

  1. Danh mục trong từng cặp hồ sơ (biểu mẫu này trong Quy trình quản lý hồ sơ).
  2. Quy trình quản lý của bộ hồ sơ đó (Đây là bản photo có đóng dấu tài liệu kiểm soát).
  3. Các biểu mẫu đi kèm được sắp xếp theo thứ tự.
  4. Các giấy tờ khác (nếu có).

– Trong đó các biểu mẫu chính là phần quan trọng nhất của từng cặp hồ sơ. Khi thiết lập lần đầu chưa có nội dung điền vào biểu mẫu thì PXN nên in và kẹp 1 bộ biểu mẫu trắng của từng hồ sơ để biết cần phải hoàn thiện những nội dung gì trong mỗi cặp hồ sơ.

5. Bước 5: Vận hành hồ sơ

– Đây là bước quan trọng nhất. Bước này chính là lấp nội dung vào các biểu mẫu. Với các biểu mẫu trắng có sẵn PXN sẽ điền nội dung vào từng biểu mẫu một để hoàn thiện hồ sơ. Ví dụ với biểu mẫu “Danh sách nhân sự”, PXN cần đưa thông tin về các nhân sự thực tế của PXN vào nội dung biểu mẫu hay như biểu mẫu “Kế hoạch đào tạo” PXN cần điền kế hoạch tổ chức các khóa đào tạo.

– Khi điền nội dung vào các biểu mẫu này PXN có thể tham khảo các biểu mẫu có sẵn nội dung của chúng tôi cho từng bộ hồ sơ tại thư mục “Biểu mẫu có nội dung”.

– Sau đó, định kỳ hoặc khi cần thiết PXN cần bổ sung, cập nhật nội dung trong các biểu mẫu. Ví dụ biểu mẫu “Kế hoạch  đánh giá năng lực nhân viên” năm 2022 đã có nội dung, nhưng khi sang năm 2023 thì phải lập nội dung mới cho năm 2023. Đây chính là hồ sơ của PXN.

Lưu ý: Trong quá trình đưa nội dung vào các biểu mẫu trắng PXN nên tham khảo trước các biểu mẫu tham khảo của chúng tôi đưa ra. Nếu vẫn chưa hiểu rõ hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ, giải đáp miễn phí (hotline: 0913.334.212).

Trên đây là giới thiệu chi tiết của bộ tài liệu 2429 cũng như 5 bước để thiết lập và vận hành hệ thống hồ sơ QLCL theo tiêu chí 2429. Sau khi đã thiết lập và vận hành 1 thời gian PXN tiến hành đánh giá và chấm điểm hệ thống QLCL của mình theo các tiêu chí 2429 để xem mình đạt mức nào, đủ và thiếu ở đâu. Để chấm điểm đánh giá PXN tham khảo các công cụ chúng tôi cung cấp trong thư mục “F. Hướng dẫn thực hiện và đánh giá 2429” của bộ tài liệu.

Hình 10. Các công cụ để đánh giá, chấm điểm 2429

 

III. CÁC HƯỚNG DẪN THAM KHẢO

  1. Video giới thiệu bộ tài liệu: https://www.youtube.com/watch?v=kI14CIuOpow
  2. Hướng dẫn thực hiện 12 chương trong tiêu chí 2429: https://chatluongxetnghiem.com/tong-hop-huong-dan-thuc-hien-12-chuong-trong-tieu-chi-2429/
  3. Tổng hợp hướng dẫn cách ghi chép các biểu mẫu của 12 chương theo 2429: https://chatluongxetnghiem.com/tong-hop-huong-dan-cach-ghi-chep-cac-bieu-mau-cua-12-chuong-theo-2429/
  4. Tổng hợp cách chuẩn bị minh chứng phục vụ kiểm tra 2429: https://chatluongxetnghiem.com/tong-hop-cach-chuan-bi-minh-chung-phuc-vu-kiem-tra-2429/

Bạn đọc có thể đặt mua online tài liệu – hồ sơ mẫu 2429 phiên bản mới nhất (2.0)

tại đây để được giảm ngay tới 20%! (mã khuyến mại: QLAB20)

Cảm ơn bạn các bạn đã quan tâm, sử dụng bộ tài liệu. Mọi khó khăn, vướng mắc cần hỗ trợ vui lòng liên hệ:

Hotline: 0913.334.212

Cao Văn Tuyến/ 0978.336.115.

Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.

Nguyễn Văn Chỉnh/ 0942.718.801

Email: chatluongxetnghiem@gmail.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.