Bạn đã bao giờ nghe đến 5S chưa? Có thể bạn đã nghe thấy khái niệm này ở đâu đó, nhưng để hiểu và ứng dụng được 5S thì không phải ai cũng biết. Hiện nay 5S đang được triển khai và áp dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực của đời sống. Còn trong lĩnh vực xét nghiệm thì sao? Hiện nay các nhà quản lý đang rất quan tâm đến 5S và cách áp dụng nó trong phòng xét nghiệm. Nhận thấy nhu cầu này hôm nay mình xin chia sẻ những khái niệm cơ bản và cách áp dụng 5S trong phòng xét nghiệm.
Đầu tiên chúng ta cần hiểu 5S là gì?
5S là thuật ngữ xuất phát từ Nhật Bản và Toyota là nơi áp dụng 5S đầu tiên trên thế giới. 5S được mô tả là 1 kỹ thuật gồm 5 bước để thiết lập và duy trì chất lượng của môi trường làm việc trong một tổ chức. 5S chính là phương pháp nâng cao chất lượng, giảm lãng phí. Nó là nền tảng của “Lean” (mình sẽ có bày trình bày riêng về Lean). Vậy 5S bao gồm những gì?
Theo tiếng Nhật 5S là: Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke.
Tiếng Anh dịch ra là: Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain.
Còn Việt Nam chúng ta là: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng.
Như vậy có thể thấy 5S là viết tắt của 5 chữ cái đầu tiên.
S1: Xác định và loại bỏ những thứ không cần thiết/không sử dụng, giảm bớt sự bề bộn
S2: Tổ chức các vật cần sử dụng vào đúng vị trí và thuận tiện cho việc sử dụng.
S3: Đạt được và duy trì sự sạch sẽ
S4: Thiết lập 3S đầu tiên thành tiêu chuẩn thực hiện nơi làm việc
S5: Huấn luyện và duy trì đúng theo các nguyên tắc từ S1-S4.
Vậy tại sao lại áp dụng 5S trong phòng xét nghiệm?
Cũng giống như tất cả các lĩnh vực khác, xét nghiệm cũng luôn luôn cần nâng cao chất chất lượng và giảm tối đa sự lãng phí do vậy áp dụng 5S là biện pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu này. Việc áp dụng 5S là bước đầu tiên trong cải tiến quy trình liên tục đồng thời bắt đầu loại bỏ các lãng phí để tối ưu hóa khu vực xét nghiệm.Khi áp dụng 5S phòng xét nghiệm sẽ được:
- Tạo môi trường làm việc thoải mái và an toàn cho nhân viên phòng xét nghiệm.
- Loại bỏ được những công việc làm lãng phí thời gian và công sức của nhân viên xét nghiệm.
- Giảm bớt các sai sót trong quá trình thực hiện xét nghiệm.
- Giảm lãng phí về tiền bạc, thời gian cho nhà quản lý.
- Mang đến cho bệnh nhân một kết quả xét nghiệm nhanh chóng và chính xác.
Áp dụng 5S trong phòng xét nghiệm như thế nào?
Để áp dụng được 5S trong xét nghiệm ta cần thực hiện những việc sau:
S1: Sàng lọc (Seiri) – Loại bỏ những thứ không cần thiết.
Đây là bước đầu tiên, bạn cần sàng lọc tất cả các yếu tố trong phòng xét nghiệm. Xem xét những gì cần giữ lại và những gì cần loại bỏ. Sau khi đã xác định được các yếu tố đó ta sẽ thực hành Thẻ đỏ “Red Tagging” tức là sẽ gắn nhãn cho các loại đồ dùng này.
Với loại sẽ không dùng > 1 tháng thì gắn thẻ màu đỏ (không dùng và bỏ ngay)
Với loại dùng không thường xuyên sẽ gắn thẻ vàng (có thể giữ lại, và có giới hạn ngày sẽ loại bỏ).
Với loại dùng hàng ngày thì gắn thẻ xanh tức là cần dùng và phải giữ lại.
Ví dụ đầu côn đã dùng thì gắn thẻ đỏ và bỏ ngay, ống nghiệm đựng bệnh phẩm cần lưu thì giữ lại 24h và gắn thẻ vàng, pipet thì dùng lại hàng ngày thì gắn thẻ xanh…
S2. Sắp xếp (Seiton) – Các vật dụng đúng vị trí.
Sau khi đã gắn nhãn ở trên ta phải tiến hành tổ chức sắp xếp lại các đồ dùng cần thiết sao cho hợp lý và dễ tìm thấy. Cần đánh dấu các vị trí sẽ đặt các dụng cụ xét nghiệm. Việc này sẽ giúp ta loại bỏ thời gian đi tìm kiếm (gây lãng phí), hoặc giúp cho việc tìm kiếm và sử dụng dễ dàng hơn. Các vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ để gần hơn so với các vật dụng ít thường xuyên. Đồng thời sau khi sử dụng xong cũng dễ dàng cất lại đúng vị trí đảm bảo duy trì sự trật tự, ngăn nắp.
S3. Sạch sẽ (Seison) – Loại bỏ sựu lộn xộn và bụi bẩn.
Chỉ giữ lại những thứ cần thiết nhất việc này sẽ làm giảm thời gian để làm sạch tất cả dụng cụ vì không phải mất công làm sạch những thứ không cần thiết.
Loại bỏ sự tích tụ gây lộn xộn và bụi bẩn trong phòng xét nghiệm.
Tạo ra một khu vực làm việc sạch sẽ.
Muốn có được tất cả điều này cần có sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong phòng xét nghiệm.
S4. Săn sóc (Seiketsu) – Làm việc với các tiêu chuẩn.
Việc đầu tiên ta cần lập kế hoạch cho việc sàng lọc và sắp xếp để định kỳ sẽ tiến hành việc sàng lọc, sắp xếp dụng cụ trong phòng xét nghiệm.
Xác định chu kỳ vệ sinh hàng ngày và bảo trì thường quy để đảm bảo phòng xét nghiệm luôn sạch sẽ 24/7.
Lập ra các bảng hiển thị tình trạng vệ sinh đồng thời sử dụng thẻ chu kỳ cho công việc “ Job Cycle Card”. Tên mỗi bảng này sẽ nêu ra các công việc sẽ phảm làm hàng ngày, hàng tuần. Ví dụ việc vệ sinh mặt sàn nhà sẽ làm hàng ngày 2 lần, vệ sinh máy móc sẽ làm hàng ngày 1 lần…
S5. Sẵn sàng (Shitsuke) – Theo dõi và cải thiện
Đây là khâu cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng nếu muốn có 5S thực sự chứ không chỉ là hình thức.
Vai trò lớn nhất và mang tính sống còn chính là sự tham gia của các cấp lãnh đạo trong phòng xét nghiệm/ trong bệnh viện. Nếu lãnh đạo không sâu sát thì một thời gian 5S sẽ chỉ còn là hình thức. Muốn có được điều này cần ban hành các quy chế cũng như thủ tục để bắt buộc thực hiện 5S. Đồng thời phải thường xuyên kiểm tra, giám sát sự thực hiện 5S của các nhân viên. Khi thấy các vấn đề bất cập lãnh đạo cần đưa ra các cải tiến. Phải đào tạo cho nhân viên mới và đào tạo lại cho tất cả các nhân viên.
Trên đây mình đã trình bày một số vấn đề cơ bản để áp dụng 5S vào trong phòng xét nghiệm. Hy vọng qua bài viết các bạn phần nào hiểu được 5S là gì và làm thế nào để áp dụng 5S vào trong phòng xét nghiệm của mình. Mình rất mong nhận được ý kiến phản hồi từ bạn đọc. Nếu các bạn có khó khăn vướng mắc hay có nhu cầu áp dụng 5S vào đơn vị mình có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.
Website: https://chatluongxetnghiem.com/
Email: chatluongxetnghiem@gmail.com
Fanpage : https://www.facebook.com/chatluongxetnghiem/
https://www.facebook.com/xetnghiemvietnam/
Phone: Mr. Quang: 0981109635 or Mr. Tuyến: 0978336115
